Onventis Expense Management
Vereinfachen Sie Ihr Reisekosten- und Ausgabenmanagement
Ausgaben automatisieren
Belege und Fahrtkostenabrechnungen mit der mobilen App einreichen und automatisch kontieren (Kostenstelle, Sachkonto).
Prozesskosten senken
Durch eine hohe Automatisierung über die gesamten Prozesse eines Unternehmens hinweg können die damit einhergehenden Prozesskosten nachhaltig gesenkt werden.
Schnell abrechnen
Zahlungen von genehmigten Spesenabrechnungen werden automatisch angestoßen.
Belege und Fahrtkosten von unterwegs einreichen
Statt der manuellen Einreichung und Weiterverarbeitung können in der mobilen App – für iOS & Android – ganz einfach Belege und Fahrtkosten erfasst werden. Dafür wird ein Foto des Belegs hochgeladen, die angefallenen Kosten angegeben und die App erledigt den Rest. Die eingereichten Belege fließen unter Berücksichtigung der gefahrenen Kilometern in die Spesenabrechnung ein. Ob nach einer Woche, einem Monat oder direkt im Anschluss an eine Reise reichen Mitarbeiter ihre Spesenabrechnung flexibel ein.
Richtlinien für das Ausgabenmanagement einführen
Reisekosten- und Spesenrichtlinien können im Onventis Expense Management einfach implementiert werden. Das kann einen Maximalbetrag für Rückerstattungen sowie Zuschläge und andere Faktoren beinhalten. Sollte ein Beleg nicht zu den unternehmenseigenen Richtlinie passen, bekommen Sie das in der Spesenabrechnung angezeigt. Ein Mitarbeiter kann so zum Beispiel eine Sondererstattung beantragen. Die Anfrage wird bei der Genehmigung durch den Vorgesetzten farblich gehighlightet.
Im Onventis Expense Management wird jeder Mitarbeiter einer Kostenstelle zugeordnet. Reicht ein Mitarbeiter einen Beleg ein, wird dieser automatisch der entsprechenden Kostenstelle zugewiesen und die Belege (Mittagessen, Reisen, Parkgebühren usw.) direkt auf das richtige Sachkonto gebucht.
Ausgaben kontrollieren, genehmigen und erstatten
Die eingereichten Reisekosten und Belege durchlaufen einen administrativen Genehmigungs-Workflow. Dadurch können Abrechnungen auf eine Mehrwertsteuer- oder Umsatzsteuerrückerstattung und andere von Ihrer Organisation vorgegebenen Faktoren geprüft werden. Nach der Bestätigung durch den Administrator geht der Antrag an den Vorgesetzten zur Freigabe.
In einer einfachen Übersicht werden alle Mitarbeiterabrechnungen dargestellt. Somit können Sonderanträge für eine Auszahlung größerer Summen eingesehen und diese im Rahmen der üblichen Grenzbeträge genehmigt oder abgelehnt werden.
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