Onventis AP Automation Software
Mehr Rechnungen in kürzerer Zeit bearbeiten - mit KI
Die Verwaltung von Verbindlichkeiten muss keine Herausforderung sein. Mit Onventis Accounts Payable Automation eliminieren Sie manuelle Aufwände in der Rechnungsverarbeitung und verwandeln Ihren AP-Prozess in einen reibungslosen, zuverlässigen Ablauf.
Diese Finanzteams vertrauen auf Onventis
AP Automation
Rechnungen werden automatisch erfasst, mit Bestellungen, Wareneingängen oder Verträgen abgeglichen und gemäß Ihren individuellen Regeln zur Genehmigung weitergeleitet. Unsere intelligente KI schlägt zudem die passenden Kontierungen vor, sodass Ihr Team repetitive Aufgaben überspringen und sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.
Weniger Nachverfolgung, weniger Fehler, schnellere Verarbeitung – und ein Finanzteam, das jederzeit die Kontrolle behält.
Video ansehen: Die vier Eckpfeiler der Rechnungsverarbeitung
AP Automation
AP Automation (Accounts Payable Automation) ist ein technologischer Ansatz zur Optimierung und Effizienzsteigerung des Accounts Payable Prozesses. Dabei werden Softwarelösungen und Tools eingesetzt, um verschiedene Aufgaben im Prozess – wie die Rechnungsverarbeitung und Genehmigungsworkflows – zu automatisieren.
Optimieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung
- Automatisierte Datenerfassung
Nutzen Sie KI zur Extraktion von Daten aus E-Rechnungen, PDFs und gescannten Papierrechnungen. Das reduziert manuelle Arbeit und liefert präzise Buchhaltungsvorschläge. - Beschleunigte Rechnungsverarbeitung
Der Invoice Robot gleicht Rechnungen automatisch mit Bestellungen, Wareneingängen und Verträgen ab und beschleunigt so Abstimmungen und Zahlungsprozesse. - Intelligente Genehmigungsworkflows
Richten Sie digitale Workflows ein, die Rechnungen automatisch zur Genehmigung weiterleiten, für mehr Compliance und schnellere Durchlaufzeiten.
Effizienz und Genauigkeit steigern
- Verbesserte Datenqualität
KI reduziert menschliche Fehler durch intelligente Buchungsvorschläge und sorgt für konsistente Finanzdaten. - Niedrigere Betriebskosten
Weniger manueller Aufwand und Fehler durch Automatisierung führen zu spürbaren Kosteneinsparungen. - Echtzeit-Transparenz und Kontrolle
Verfolgen Sie Rechnungsstatus, Zeitpläne und Engpässe in Echtzeit, für maximale Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten.
Ganzheitliche Finanzstrategie
- Analyse und Reporting
KI-gestützte Reports zeigen Trends bei Ausgaben, Cashflows and Lieferantenaktivitäten. - Compliance und Sicherheit
Automatisierung stellt die Einhaltung von Richtlinien sicher und schützt sensible Finanzdaten. - Lieferantenbeziehungen
Schnelle, fehlerfreie Zahlungen stärken Vertrauen und festigen die Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten.
Nahtlose Integration in Ihr ERP
Schnell implementiert, vollständig kompatibel und darauf ausgelegt, Ihre Effizienz zu steigern, ohne Ihre bestehenden Finanzprozesse zu unterbrechen.
Flexibel einsetzbar – allein oder als Teil der Onventis Suite
Leistungsstarke Funktionen von Onventis AP Automation
Peppol-Integration
Empfangen Sie E-Rechnungen von Lieferanten weltweit über das Peppol-Netzwerk. Onventis unterstützt XML-Formate wie ZUGFeRD und Factur-X sowie ausgewählte CTC-Formate per E-Mail.
KI-gestützte Dokumentenerkennung
Validierte Rechnungsdaten ohne Wartungsaufwand: Die KI erkennt, extrahiert und strukturiert Rechnungsdaten automatisch. Wir übernehmen Einrichtung, Updates und Lieferantenoptimierung, sodass Ihr Team sofort verarbeitbare Daten erhält.
Automatisierter Rechnungsabgleich
Onventis gleicht Rechnungen mit Bestellungen, Wareneingängen und Verträgen ab. Abweichungen werden erkannt und an die zuständige Person weitergeleitet. Die meisten Rechnungen werden ohne manuelle Schritte verarbeitet. So spart Ihr Finanzteam Zeit, reduziert Fehler und kann sich auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren.
Automatische Toleranzprüfung
Definieren Sie Toleranzgrenzen und lassen Sie kleinere Abweichungen automatisch genehmigen. Größere Differenzen werden gekennzeichnet, sodass Sie stets informiert bleiben, ohne jede Rechnung einzeln prüfen zu müssen.
KI-gestütztes Invoice Coding
Unsere KI schlägt für non-PO-Rechnungen die passende Kontierung auf Basis Ihrer bisherigen Buchungen vor. Das Modell aktualisiert sich täglich, passt sich Ihren Daten an und berücksichtigt Ihre Freigaberegeln. Das reduziert manuellen Aufwand, erhöht die Genauigkeit und unterstützt Ihr Team dabei, schneller und sicherer zu arbeiten.
Intelligente Freigabesteuerung
Rechnungen werden basierend auf Ihren Regeln automatisch an den richtigen Verantwortlichen weitergeleitet. Freigaben können auf jedem Gerät erfolgen und jeder Schritt wird in einem klaren digitalen Prüfpfad für vollständige Compliance dokumentiert.
Sicherer Zahlungsabgleich
Vor der Zahlung prüft Onventis die Rechnungsdaten gegen Ihre ERP-Stammdaten. Details werden verifiziert, Abweichungen gekennzeichnet und der Zahlungstatus aktualisiert, damit nur korrekte Rechnungen bezahlt werden.
Alle Rechnungen – ein digitales Archiv
Finden Sie jede Rechnung schnell und einfach in einem sicheren, durchsuchbaren Archiv. Sehen Sie, wer sie eingereicht oder genehmigt hat und verfolgen Sie Statusupdates in Echtzeit. Kein Nachverfolgen von Dokumenten oder Warten auf Rückmeldungen mehr, nur sofortiger Zugriff auf die Informationen, die Sie benötigen.
KI für individuelle Datefelder
Extrahieren Sie genau die Daten, die Ihr Unternehmen benötigt. Die KI erkennt und erfasst individuell definierte, strukturierte Informationen, etwas Projektnummern oder interne Referenzen, und ordnet diese automatisch den entsprechenden Feldern zu, um präzise und effiziente Rechnungsverarbeitung zu unterstützen.
Accounts Payable Automation mit KI
Rechnungen schneller verarbeiten. Kosten senken. Volle Kontrolle gewinnen
Manuelle Accounts Payable Prozesse bremsen Unternehmen aus und erhöhen Risiken. Diese Broschüre zeigt, wie Onventis Accounts Payable Automation mithilfe von KI die Rechnungsverarbeitung durchgängig automatisiert, von der Erfassung über Freigabe bis hin zur Zahlung und Reporting.
Erfahren Sie, wie Sie Effizienz, Genauigkeit und Echtzeit-Transparenz in Ihren AP-Prozessen deutlich steigern.
Häufig gestellte Fragen
Wie viel Zeit können wir mit AP Automation sparen?
Wir sehen typischerweise eine Reduzierung der Rechnungsverarbeitungszeit um mindestens 50 %, nach weiteren Optimierungen sogar um bis zu 80-90 %!
Hilft es bei der Analyse der Unternehmensausgaben?
Zusätzlich zu den standardmäßig verfügbaren erweiterten Reports bieten wir das Modul Spend Analytics an, für eine detaillierte Ausgabenkontierung und tiefere Einblicke in Lieferanten. So lassen sich Kosten senken, Risiken reduzieren und Beschaffungsstrategien gezielt optimieren.
Welche Arten von Rechnungen können verarbeitet werden?
Wir verarbeiten gescannte Dokumente im PDF-Format, Inhalte aus E-Mails sowie E-Mail-Anhänge in verschiedenen Dateiformaten und natürlich auch E-Rechnungen, die über Peppol oder per E-Mail in unterschiedlichen Formaten wie UBL, ZUGFeRD und XRechnung übermittelt werden.
Kann ich Genehmigungsworkflows individuell anpassen?
Ja, Onventis ermöglicht es Ihnen, Workflows basierend auf Rechnungsbeiträgen, Kostenstellen, Sachkonten, Abteilungen oder weiteren finanziellen Dimensionen und Regeln individuell zu konfigurieren.
Erhalte ich Echtzeit-Transparenz in die Performance der Accounts Payable?
Ja, Dashboards und Reports liefern Ihnen Einblicke in Rechnungsstatus, Überfälligkeiten, Engpässe und Cashflow-Prognosen, alles in Echtzeit.
Ist die Lösung mit lokalen Steuer- und E-Rechnungsrichtlinien konform?
Ja, Onventis erfüllt regionale Vorschriften wie Peppol (EU), KSeG (Polen) sowie E-Invoicing-Vorgaben (z.B. in Indien, LATAM usw.).
Wie lange dauert die Implementierung?
Das hängt von der Komplexität Ihrer Systemlandschaft ab, in der Regel streben wir jedoch an, innerhalb weniger Wochen live zu gehen!
Werden ich weniger FTEs im Bereich Accounts Payable benötigen?
Ja, durch die Automatisierung werden Mitarbeitende entlastet und können sich stärker auf strategische Aufgaben wie Cashflow-Optimierung und Lieferantenmanagement konzentrieren.
