Medpets spart über 65% Zeit durch automatisierte Rechnungsverarbeitung

Der Online-Tier-Shop und Tierapotheke Medpets wurde 2007 in den Niederlanden gegründet. Seit 2010 bedient Medpets mit Medpets.de auch erfolgreich den deutschen Markt. Das beträchtliche Unternehmenswachstum der letzten Jahre  führte zu einem Anstieg der Einkaufsrechnungen und der Anforderung, Rechnungen automatisiert zu verarbeiten. Laut Samantha de Vries, Finanzverwaltungsmitarbeiterin bei Medpets, war das ein voller Erfolg: „Durch den Einsatz von Onventis spare ich mehr als 65 % meiner Arbeitszeit ein. Mit einem Mausklick werden die Rechnungen jetzt geprüft und an die richtige Person versendet. Das ist unglaublich bequem und zeitsparend!“

Die Herausforderung

Vor dem Einsatz von Onventis nutzte Medpets eine einfache Rechnungsverarbeitungssoftware in Kombination mit einer veralteten Buchhaltungssoftware. Diese Kombination war aufgrund der Unternehmensgröße nicht mehr ausreichend. De Vries erklärt: „Die Software extrahierte nur Informationen über den in der Rechnung genannten Lieferanten. Das bedeutete, dass ich viele manuelle Prüfungen in Excel durchführen musste. Bei Rechnungen mit bis zu 40 Seiten hat das sehr viel Zeit in Anspruch genommen.“

Die Lösung

Medpets entschied sich für eine neue Lösung zur Rechnungsverarbeitung. Im Zuge eines umfassenden Auswahlprozesses fiel die Wahl auf Onventis als beste Lösung für den wachsenden Webshop. Die wichtigsten Faktoren dabei waren:

1. Die Erkennung von Einzelpositionen, was bei mehrseitigen Rechnungen entscheidend ist.
2. Umfangreicher Abgleich von Einzelpositionen.
3. Skalierbarkeit der Lösung.
4. Umfassende Integrationsmöglichkeiten der Buchhaltungs- und Warehouse Management Software.

„Die modulare und skalierbare Onventis Lösung zur Rechnungsbearbeitung ist ideal für unseren wachstumsstarken Webshop“, sagt De Vries. „Die Lösung ist modular aufgebaut und wächst mit dem Unternehmen. Sie können so klein anfangen, wie Sie wollen. Außerdem lässt sich Onventis in Sherpa, die von uns eingesetzte Lagerverwaltungssoftware, integrieren.“

Offene Kommunikation bei der Umsetzung

„Was wir äußert schätzen ist die Transparenz und Kommunikation von Onventis bei der Projektumsetzung“, setzt De Vries fort. „Es ist entscheidend, Erwartungen abzustimmen. Wir hatten sehr hohe Anforderungen. Onventis zeigte uns stets, was machbar ist. Es ist toll, mit einem Unternehmen zu arbeiten, das nichts verspricht, was es nicht halten kann.“

Die Vorteile

De Vries und ihre Kollegen arbeiten jetzt täglich mit Onventis. Ihre Erfahrungen sind durchweg positiv: „Die Lösung ist sehr benutzerfreundlich. Man kann direkt im System Informationen von Kollegen anfordern. Das macht den Rechnungsprozess sehr klar und übersichtlich. Außerdem werden Abweichungen viel häufiger erkannt. Zum Beispiel können wir Gutschriften direkt in Onventis anfordern, was zu deutlich mehr Rückerstattungen führt“, sagt De Vries.

Medpets hat außerdem eine Liste mit den 20 wichtigsten Lieferanten erstellt. Die Rechnungen dieser Lieferanten werden automatisch pro Zeile (!) geprüft und mit der Bestellung in Sherpa abgeglichen. Onventis importiert die Rechnung, und per OCR As-a-Service werden alle Informationen auf Kopf- und Einzelpostenebene ausgelesen. Der Rechnungsroboter gleicht alle Rechnungszeilen mit den Bestell- und Eingangszeilen aus Sherpa ab. Vollständig übereinstimmende Rechnungen oder Abweichungen innerhalb der zulässigen Toleranzen werden automatisch an Exact Online, die neue in Onventis integrierte Buchhaltungssoftware von Medpets, weitergeleitet. Neben den Eingangsrechnungen werden auch Spesenabrechnungen in Onventis verarbeitet. Dank Onventis ist die Rechnungsverarbeitung jetzt ein automatisierter Prozess von Bedarfsmeldung bis zur Zahlung.