Datenschutzerklärung zur Nutzung und Bereitstellung des Onventis Supplier Portals

Einleitung

Mit der folgenden Datenschutzerklärung klärt die Onventis GmbH (nachfolgend als Onventis bezeichnet) Sie darüber auf, welche Arten Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend auch kurz als “Daten“ bezeichnet) zu welchen Zwecken und in welchem Umfang im Rahmen der Bereitstellung des  Onventis Supplier Portals verarbeitet werden.

Onventis hat angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen getroffen um Ihre personenbezogenen Daten gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation und unautorisierten Zugriff zu schützen.

Inhaltsübersicht

1. Verantwortlicher
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
3. Übersicht der Verarbeitungen
   • Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Registrierung und zur anschließenden Nutzung des Supplier Portals
4. Übermittlung von personenbezogenen Daten
5. Kontaktaufnahme
6. Transaktions-E-Mails von Brevo
7. Login-Funktion durch Cloud IAM
8. Speicherung von Daten
9. Cookies
10. Rechte der betroffenen Personen
11. Änderung und Aktualisierung der Datenschutzerklärung

1.        Verantwortlicher

Onventis GmbH
Gropiusplatz 10
70563 Stuttgart

2.        Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

E-Mail-Adresse: privacy@onventis.de

3.        Übersicht der Verarbeitungen

Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen und verweist auf die betroffenen Personen.

3.1    Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Registrierung und zur anschließenden Nutzung des Supplier Portals

Onventis verarbeitet die folgenden personenbezogenen Daten:

• E-Mail Adresse des Hauptkontaktes
• Telefonnummer des Hauptkontaktes

Zwecke der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden für die folgenden Zwecke erhoben und verarbeitet:

• Registrierung im Supplier Portal, insbesondere zur Befüllung des Registrierungsformulars in Schritt 2 (Persönliche Daten) und im Schritt 4 (Firmendaten)
• Verwaltung des Kunden- und Benutzerkontos
• Beseitigung von Störungen im Rahmen des Supports
• Dokumentation und Protokollierung der Loggings
• Bereitstellung des Supplier Portals

Die erzeugten Logs und deren Auswertungen benötigt Onventis im Bedarfsfall für die Aufrechterhaltung des technischen Systembetriebs sowie zur Aufklärung im Schadens- oder Missbrauchsfall.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bildet Ihre Einwilligung gemäß dem Artikel 6 Abs 1 lit. a) DSGVO. Die Nutzung Supplier Portals kann nur durch Ihre Einwilligung erfolgen, die jederzeit widerrufen werden kann.

4.        Übermittlung von personenbezogenen Daten

Sofern diese Weitergabe zu administrativen Zwecken erfolgt, beruht die Weitergabe der Daten auf das berechtigte unternehmerischen und betriebswirtschaftlichen Interessen von Onventis oder erfolgt, sofern die Erfüllung der vertragsbezogenen Verpflichtungen erforderlich ist oder wenn eine Einwilligung der Betroffenen oder eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.

5.        Kontaktaufnahme

Bei der Kontaktaufnahme mit Onventis (per E-Mail oder Kontaktformular) werden die Angaben der anfragenden Personen verarbeitet, soweit dies zur Beantwortung der Kontaktanfragen und etwaiger angefragter Maßnahmen erforderlich ist.

Verarbeitete Datenarten

Bestandsdaten (z.B. Name), Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern), Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben)

Zwecke der Verarbeitung:

• Kontaktanfragen und Kommunikation

Rechtsgrundlagen

• Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO)
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)

6.        Transaktions-E-Mails von Brevo

Wir nutzen die Dienste des Dienstleisters Sendinblue GmbH SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich (Brevo), um Transaktions-E-Mails zu versenden, z.B. um Bestellungen zu bestätigen. Der Dienstleister verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Durch den Einsatz des Dienstleisters kann ein Drittlandtransfer nicht ausgeschlossen werden. Das Risiko wurde in Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbüro abgeschätzt und als gering eingestuft.

Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zwecke der Zusendung von Transaktions-E-Mails zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7.        Login-Funktion durch Cloud IAM

Für die Login-Funktion nutzen wir die Dienste des folgenden Dienstleisters: Cloud-IAM SAS 37 Boulevard Solférino, Immeuble Eurosquare, 35000, Rennes, Frankreich. Der Dienstleister verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag ausschließlich innerhalb der EU/EWR und in Übereinstimmung mit Art. 28 DSGVO.

Wir verarbeiten Ihre Anmeldedaten, damit Sie sich bei unseren Diensten anmelden können. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8.        Speicherung von Daten

Die von Onventis verarbeiteten personenbezogenen Nutzerdaten werden nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben gelöscht, sobald deren zur Verarbeitung erlaubten Einwilligungen widerrufen werden oder sonstige Erlaubnisse entfallen (z.B., wenn der Zweck der Verarbeitung dieser Daten entfallen ist oder sie für den Zweck nicht erforderlich sind).

Ihre Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Zweckes und zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben notwendig ist. Nach Ablauf dieser gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich von Onventis gelöscht.

9.        Cookies

Matomo
Onventis verwendet die Webanwendung Matomo zum Zwecke der Erfassung von Nutzungsstatistiken im Onventis Supplier Portal. Zur Erfassung der Seitenaufrufe werden Cookies eingesetzt. Matomo wird auf Onventis eigenen Servern betrieben (On-Premises). Hierbei werden keine Daten an Dritte weitergegeben.

Google reCaptcha
Auf dieser Website verwenden wir die reCAPTCHA Funktion von Google Ireland Limited, Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Irland („Google“). Diese Funktion dient vor allem zur Unterscheidung, ob eine Eingabe durch eine natürliche Person erfolgt oder missbräuchlich durch maschinelle und automatisierte Verarbeitung erfolgt. Der Dienst umfasst den Versand der IP-Adresse und ggf. weiterer von Google für den Dienst reCAPTCHA benötigter Daten an Google und erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Feststellung der individuellen Eigenverantwortung im Internet und der Vermeidung von Missbrauch und Spam. Im Rahmen der Nutzung von Google reCAPTCHA kann es auch zu einer Übermittlung von personenbezogenen Daten an die Server der Google LLC. in den USA kommen.
Weiterführende Informationen zu Google reCAPTCHA sowie die Datenschutzerklärung von Google können Sie einsehen unter: https://www.google.com/intl/de/policies/privacy/

10.        Rechte der betroffenen Personen

Ihnen stehen als Betroffene nach der DSGVO verschiedene Rechte zu, die sich insbesondere aus Art. 15 bis 21 DSGVO ergeben:

• Auskunftsrecht
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Widerspruchsrecht
• Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart

Tel.:          0711/615541-0
Fax:          0711/615541-15

E-Mail:     poststelle@lfdi.bwl.de

11.        Änderung und Aktualisierung der Datenschutzerklärung

Onventis bittet darum, dass Sie sich regelmäßig über den Inhalt der Datenschutzerklärung informieren. Onventis passt die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der von Onventis durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z.B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.