Was ist Procure-to-Pay?
Procurement-Themen auf den Punkt gebracht – Teil 3
Procure-to-Pay oder auch Purchase-to-Pay bzw. P2P bedeutet von der Beschaffung bis zur Bezahlung. Konkret startet der Procure-to-Pay-Prozess im akuten Bedarfsfall und beinhaltet die Teilprozesse der Bestellanforderung des Bedarfsanforderers bis zur Rechnungszahlung an den Lieferanten. Das Ziel ist dabei, die Prozessschritte im Einkaufs- und Finanzbereich so kosten- und zeiteffizient wie möglich zu gestalten.
Procure-to-Pay einfach erklärt
Der operative Einkaufsprozess (Procure-to-Pay oder Purchase-to-Pay, kurz P2P) startet im akuten Bedarfsfall und beinhaltet die Teilprozesse der Bestellanforderung des Bedarfsträgers bis zur Rechnungszahlung an den Lieferanten. Anders als beim strategischen und taktischen Prozess können einige Teilprozessschritte durch den Bedarfsanforderer ausgeführt werden, der seinen Bedarf auf Basis der im taktischen Prozess definierten Sortimente und Vereinbarungen decken kann. Das Primärziel des operativen Einkaufsprozesses ist die effiziente Abwicklung der repetitiven Beschaffungsvorgänge, um Prozesskosten einzusparen.
Procure-to-Pay als Teil des gesamten Source-to-Pay-Prozess
Procure-to-Pay-Prozesse sind Teil des Gesamteinkaufsprozesses „Source-to-Pay“, kurz S2P. Der S2P-Prozess setzt sich aus den strategischen, taktischen und operativen Prozessschritten Source-to-Contract und Procure-to-Pay zusammen und umfasst zusätzlich Einkaufsdisziplinen wie Supplier Management und die Ausgabenanalyse, Das Management von Lieferanten und Ausgaben erstreckt sich dabei über den gesamten Beschaffungskreislauf.
Diese Schritte enthält der P2P-Prozess
- Anforderung
- Freigabe
- Bestellung
- Lieferung/ Wareneingang
- Rechnung
- Rechnungsabgleich
- Zahlung
Der gesamte Purchase-to-Pay-Prozess besteht demnach aus vielen Teilprozessen. Diese werden in unterschiedlichen Abteilungen eines Unternehmens abgewickelt. Das führt zu einer hohen Komplexität des P2P-Prozesses und kann durch manuelle Bearbeitung sowohl zeit- und kostenintensiv als auch fehleranfällig werden.
Digitale Procure-to-Pay Prozesse für eine optimierte Beschaffung
Gerade aus diesem Grund schlummern im P2P-Prozess viele Potenziale hinsichtlich digitaler Lösungen. Operative Prozesse von der Anfrage und der Freigabe über den Kauf, der Lieferung und der Rechnung bis hin zum Rechnungsabgleich und der Zahlung können durchgängig digitalisiert und automatisiert werden. Hierfür sind die folgenden Schritte zur vollständigen digitalen Transformation notwendig.
Einführung einer E-Procurement- oder Source-to-Pay-Lösung
Cloud-basierte P2P-Applikationen und E-Procurement- oder digitale Source-to-Pay-Lösungen bieten die Infrastruktur, um die unternehmensweite Beschaffung ganzheitlich zu managen. Mitarbeiter einer Einkaufsorganisation erhalten damit ein digitales Tool, Bedarfe einfach zu beschaffen. Die Funktionsweise ähnelt dabei der eines Onlineshops.
Elektronischer Austausch von Dokumenten
Ebenso wichtig ist der elektronische Austausch von Dokumenten, wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen. Werden alle im P2P-Prozess benötigten Dokumente elektronisch ausgetauscht – idealerweise über die eingesetzte E-Procurement- oder S2P-Lösung –, verschlankt und optimiert das den Prozess nochmals deutlich.
Automatisierungen der Rechnungsverarbeitung
Um den operativen Beschaffungsprozess ganzheitlich zu digitalisieren, müssen auch angeschlossene Finanzprozesse automatisiert werden. Entsprechende Invoice Processing Lösungen gleichen Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen ab und ermöglichen so eine automatisierte Rechnungsverarbeitung. Ein manuelles Eingreifen ist dann nur im Ausnahmefall notwendig.
Elektronische Zahlung
Am Ende eines digitalen P2P-Prozesses steht die Bezahlung in elektronischer Form. In der Regel erfolgt diese durch die Anbindung eines (ERP-)Systems, das die Zahlung auslöst oder die Integration von Zahlungsdienstleistern in die digitale Beschaffungslösung.
Die Vorteile eines digitalen P2P-Prozesses
Mittels E-Procurement- oder Source-to-Pay-Lösungen wird der P2P-Prozess maximal optimiert und zeitgleich werden massiv Kapazitäten für andere einkaufsrelevante Aufgaben im strategischen und taktischen Bereich geschaffen. Ein ganzheitlich digitalisierter P2P-Prozess trägt zudem maßgeblich dazu bei, nachgelagerte Finanzprozesse durchgängig zu automatisieren, da direkt auf bereits vorliegende Bestell- und Vertragsdaten sowie die vorhandenen Wareneingänge zurückgegriffen werden kann.
Messbare Vorteile auf einen Blick:
- Kosteneinsparungen
- Prozesse beschleunigen und optimieren
- Fehler reduzieren
- Maverick-Buying minimieren
