Was ist Spend Analytics?
Spend Analytics, auch Ausgabenanalyse oder Spend Analysis genannt, ist eine Methode zur Analyse der Ausgaben eines Unternehmens aus Beschaffungsperspektive. Sie beinhaltet die Identifizierung, Erfassung, Bereinigung, Gruppierung, Kategorisierung und Analyse aller externen Ausgaben – also dem Spend – eines Unternehmens.
Obwohl es das Konzept von Spend Analytics bereits seit den Anfängen der strategischen Beschaffung Mitte der 1980er Jahre gibt, ist das allgemeine Wissen über dieses Thema nach wie vor gering. Viele verstehen das große Ganze – Ausgaben haben mit der Klassifizierung von Ausgaben zu tun -, aber sie erkennen nicht die feineren Details, die sie zu einem wichtigen Hebel machen, um im Category Management oder im Strategic Sourcing bessere Ergebnisse zu erzielen.
Definition von Spend Analytics
Spend Analytics, auch Ausgabenanalyse oder Spend Analysis genannt, ist eine Methode zur Analyse der Ausgaben eines Unternehmens aus der Beschaffungsperspektive. Sie beinhaltet die Identifizierung, Erfassung, Bereinigung, Gruppierung, Kategorisierung und Analyse aller externen Ausgaben – also dem Spend – eines Unternehmens. Richtig durchgeführt, wird Spend Analytics zu einem wichtigen Erfolgsfaktor für die strategische Beschaffung und das Category Management im Einkauf.
Was bedeutet Spend im Einkauf?
Ausgaben sind kein Begriff aus der Buchhaltung, sie haben nichts mit der Gewinn- und Verlustrechnung oder der Bilanz zu tun. Es handelt sich dabei vielmehr um einen Sammelbegriff für alle externen Ausgaben, die direkt oder indirekt von der Beschaffung beeinflusst werden können. In der Praxis bedeutet dies alle externen Ausgaben, mit Ausnahme bestimmter, aber nicht aller Steuern und staatlicher Gebühren.
Steuern und staatliche Abgaben sollten ausgenommen werden, wenn sie von der Einkaufsabteilung nicht beeinflusst werden können. Als Beispiel dient die Körperschaftssteuer, die jedes Jahr auf den Jahresgewinn gezahlt wird. Es handelt sich hierbei um eine externe Ausgabe, die zwar beeinflusst werden kann, mit deren Verwaltung die Einkaufsabteilung aber nur selten etwas zu tun hat.
Wenn die Steuern oder Gebühren beeinflusst werden können, sollten sie ein Teil des Spends bleiben. So können beispielsweise Einfuhrzölle häufig durch eine Änderung der globalen Präsenz und die Verlagerung von Lieferanten in andere Regionen beeinflusst werden. In diesem Fall sollten die Ausgaben in die Spend Analyse einbezogen werden.
Verwirrende Nomenklatur: Ausgabenwürfel, Spend Analytics, Beschaffungsanalytik oder Spend Management?
Was ist der Ausgabenwürfel?
Eine ältere, nicht mehr zeitgemäße Alternative zur Ausgabenanalyse ist der Ausgabenwürfel. Der “Würfel” beschreibt die drei Dimensionen, anhand derer die Ausgaben analysiert werden können:
- Wer kauft ein (z.B. welche Geschäftseinheit, Abteilung oder Kostenstelle)?
- Was wurde gekauft (z.B. welche Kategorie, Produkte oder Dienstleistungen)?
- Von wem wurde es gekauft (z.B. welcher Lieferant)?
Was ist Spend Analytics?
Die moderne Ausgabenanalyse ist ausgefeilter als die isolierte Betrachtung von nur drei Dimensionen, sodass der Begriff “Ausgabenwürfel” inzwischen veraltet ist. Er taucht jedoch von Zeit zu Zeit immer noch auf, sodass gut ist, die Begrifflichkeit Ausgabenwürfel zu kennen.
Um Einkaufsprozesse weiterzuentwickeln, gilt es, den Status Quo fortlaufend zu analysieren, um so konkrete Rückschlüsse auf Optimierungspotenziale zu ziehen. Diese Spend Analyse umfasst verschiedene Aktivitäten, die für die strategische Ausrichtung des Unternehmens wichtig sind.
Eine Ausgabenanalyse ermöglicht es unter anderem, das historische Einkaufsverhalten zu verstehen. Außerdem wird daraus ersichtlich, welches die wichtigsten Einkaufskategorien des Unternehmens sind, wie hoch die Vertragstreue ist, welche Teile des Unternehmens bei den verschiedenen Lieferanten einkaufen und vieles mehr. Auf Basis dessen können dann Vorhersagen beispielsweise über zukünftige Mengen, Budgets und Einkaufsprojekte getroffen werden.
Es gibt weitere verwandte Ausdrücke wie Procurement Analytics, die oft als Synonyme verwendet werden. Es gibt jedoch einen Unterschied zwischen Ausgabenanalyse und Beschaffungsanalytik. Erstere umfasst nur die Analyse der externen Ausgaben eines Unternehmens, während letztere die Ausgabenanalyse mit anderen Datensätzen kombiniert, um noch aussagekräftigere Erkenntnisse zu gewinnen.
Wenn die Ausgabenanalyse beispielsweise Informationen über die Finanzlage der Lieferanten enthält, lässt sich feststellen, wie viele der strategischen Lieferanten sich in einer schlechten Finanzlage befinden oder wie hoch der Anteil der Ausgaben ist, die mit Lieferanten in bestimmten Kategorien getätigt werden. Je mehr Daten zur Analyse hinzugefügt werden, desto mehr Querverweise lassen sich herstellen, um mehr potenzielle Erkenntnisse zu gewinnen.
Die gebräuchlichsten Datensätze, die mit Ihrer Ausgabenanalyse kombiniert werden können, sind:
- Finanzdaten der Lieferanten
- Vertragsdaten, um zu sehen, was mit und ohne Vertrag gekauft wurde
- Übereinstimmung mit der Bestellung (PO), um zu sehen, was mit oder ohne Bestellung gekauft wurde
- Lieferantenleistung (z. B. Qualität und Lieferung)
- CSR-Bewertungen
- Umweltauswirkungen
Spend Analytics und Spend Management
Spend Management oder Ausgabenmanagement, manchmal auch Business Spend Management, wird oft folgendermaßen definiert: Alle Prozesse und Aktivitäten, die zur vollständigen Verwaltung externer Ausgaben erforderlich sind. Einfach ausgedrückt handelt es sich beim Ausgabenmanagement7 um den gesamten Aufgabenbereich einer Beschaffungsabteilung, von dem Spend Analytics nur einen kleinen Teil ausmacht.
Ausgabenmanagement und Spend Analysis werden gerne verwechselt. Aber wenn man die verschiedenen Konzepte erläutert, wird es viel klarer. Wenn Spend Management alles ist, was eine Organisation tut, dann ist die Ausgabenanalyse ein Teilbereich davon.
