Ein Einblick in E-Procurement: Verständnis der Definition und des Prozesses für eine erfolgreiche Beschaffung
E-Procurement ist die Abkürzung für elektronische Beschaffung und bezeichnet den Prozess des digitalen Einkaufs von Waren und Dienstleistungen durch Unternehmen.
Was ist E-Procurement?
E-Procurement ist die Abkürzung für elektronische Beschaffung und bezeichnet den Prozess des digitalen Einkaufs von Waren und Dienstleistungen durch Unternehmen. In diesem Prozess kommen Technologien zum Einsatz, die die Beschaffung vereinfachen und automatisieren. Die Verwaltung von Beschaffungsabläufen erfolgt über sogenannte E-Procurement-Systeme, die eine ganzheitliche Optimierung von Beschaffungsstrategien ermöglichen und damit die Erreichung der Beschaffungsziele unterstützen.
Der Begriff ist ein wichtiger Bestandteil von Procurement 4.0. Dieses innovative Konzept basiert auf der Anwendung von Technologien und digitalen Lösungen im Einkaufsprozess, um so Effizienz, Agilität, Genauigkeit und Compliance sicherzustellen. Genau hier setzt E-Procurement an: Beschaffungsprozesse werden mithilfe digitaler Plattformen transformiert und zukunftssicher gestaltet. Durch den Einsatz von E-Procurement profitieren alle Akteure innerhalb einer Lieferkette von Kollaboration und Datenaustausch. Auf diese Weise gewährleisten E-Procurement-Systeme eine automatisierte, unternehmensübergreifende Vernetzung entlang globaler Lieferketten – von A wie Angebot bis Z wie Zahlung.
Effiziente Beschaffung leicht gemacht: Der E-Procurement Prozess im Überblick
E-Procurement kann in den gesamten Beschaffungsprozess integriert werden. Das System erstreckt sich von der Bedarfsanforderung über den Bestellprozess bis zur Ausgabenanalyse, sodass hier der gesamte Einkauf umfasst wird.
Anforderung
Beginnend mit der Anforderungsphase wird der Bedarf an Waren und Dienstleistungen digital ermittelt. Mittels E-Procurement-Systeme wird die Bedarfsanforderung schnell und einfach erstellt. Zudem ermöglicht eine Bedarfsliste eine ebenso simple wie effektive Übersicht über alle Anforderungen der Organisation.
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Lieferantenmanagement
Geht es um die Auswahl geeigneter Lieferanten, unterstützt die E-Procurement-Suite im gesamten Lebenszyklus der Lieferanten. Um die bestmögliche Auswahl zu treffen, kommen die Lieferantenanalyse, -bewertung und -qualifizierung in der Recherche zum Einsatz. So finden Einkäufer den passenden Supplier auf Basis der individuellen Unternehmensanforderungen und -strategien.
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Vertragsmanagement
Nach der Identifizierung potenzieller Lieferanten geht es in die Verhandlung von Preisen, Bedingungen und Konditionen. E-Procurement schafft hier eine Plattform für Kommunikation und einen einfachen Austausch aller Prozessbeteiligten. So können Buyer und Supplier Gespräche dokumentieren und über das System alle relevanten Informationen austauschen.
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Beschaffung
Ist der Artikel und der Lieferant ausgewählt, geht es in die Bestellung. Durch die elektronische Beschaffung wird der Bestellworkflow automatisiert gestaltet. Bestellungen können elektronisch erstellt, genehmigt und überwacht werden, sodass jederzeit der Überblick über Einkaufsvorgänge gegeben ist.
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Zahlung
Auch die Zahlung wird durch die E-Procurement-Suite erleichtert. Automatisierte Zahlungsprozesse reduzieren den manuellen Arbeitsaufwand. Rechnungen können mit Robotic Accounting, einem intelligenten Algorithmus, automatisiert erfasst, verarbeitet und kontrolliert werden, sodass repetitive Aufgaben ohne menschliches Zutun erledigt werden. Im Ergebnis bleibt mehr Zeit für strategische Aufgaben!
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Beschaffungsanalyse
Durch E-Procurement-Systeme können Unternehmen Daten zu ihrer Beschaffung sammeln und analysieren. Damit wird auch der Prozess abgerundet; Beschaffer erhalten so wertvolle Einblicke in den gesamten Ablauf ihres Einkaufs. Eine abschließende Analyse gibt einen Überblick über alle Ausgaben, die Zuordnung der Lieferanten und der Materialgruppen. So können Einkäufer sichergehen, dass ihre Strategie von Anfang bis zum Ende weiterentwickelt und verbessert wird. E-Procurement greift jedem einzelnen Bereich der Beschaffung unter die Arme. Ein vollautomatisierter Prozess, der Effizienz durch Zeit- und Kostenersparnisse an jeder Ecke erzielt.
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Die Implementierung von E-Procurement-Systemen führt zu einer Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen. Diese Vorteile sind breit gefächert und umfassen eine verbesserte Transparenz, höhere Datenqualität sowie Kosteneinsparungen im Beschaffungsprozess. Um mehr darüber zu erfahren, welche spezifischen Chancen E-Procurement bietet, lesen Sie unseren Blogartikel “Effiziente Beschaffung: Gezielte E-Procurement-Vorteile für Ihr Unternehmen“, um einen detaillierten Überblick über den Mehrwert von elektronischer Beschaffung zu gewinnen.
