6 Vorteile von Vertragsverwaltungssoftware
Die Verwaltung von Verträgen wird mit dem Wachstum des Unternehmens immer komplexer. Ehe man sich versieht, wird eine große Anzahl von Verträgen mit bevorzugten Lieferanten abgeschlossen. Da kein System vorhanden ist, geht der Überblick verloren und gerät außer Kontrolle, was zu einem ineffizienten und kostspieligen Prozess führt.
Es kommt häufig vor, dass Verträge nicht rechtzeitig verlängert oder gekündigt werden. Laufende Verträge wurden nicht abgebildet, ebenso wenig wie der aktuelle Stand. Vielen Organisationen fehlt jegliche Art von Vertragsmanagementprozess.
Jede Art von Vertragsmanagement einzuleiten, wenn es bereits Dutzende von laufenden Verträgen gibt, kann eine kolossale Aufgabe sein. In diesem Blog beschäftigen wir uns mit 6 Vorteilen von Vertragsverwaltungssoftware.
1. Vertragsablaufdaten sind immer bekannt
Wenn die Ablaufdaten unklar sind, werden Verträge stillschweigend und ohne jegliche Rücksprache verlängert. Das ist besonders schmerzhaft, wenn die Partnerschaft nicht besonders erfolgreich war, aber auch, wenn Sie die Zusammenarbeit ausweiten wollen.
Das Ablaufdatum eines Vertrags ist der ideale Zeitpunkt, um den aktuellen Vertrag mit dem Lieferanten zu überprüfen. In der Regel profitieren beide Parteien von einer Verlängerung, was eine Gelegenheit für ein besseres Geschäft darstellt. Der Lieferant hat einen garantierten Absatz und der Käufer einen wettbewerbsfähigen Preis.
Wenn diese Daten nicht ordnungsgemäß dokumentiert sind, ist es fast unmöglich, rechtzeitig benachrichtigt zu werden und zu handeln – ob zur Verbesserung oder zur Kündigung des Vertrags.
2. Das Online-Archiv ersetzt die physische Dokumentation
Während viele Unternehmen – nach unserer Erfahrung sowohl KMUs als auch große Unternehmen – immer noch ein Papierarchiv verwenden, ist es bei Vertragsmanagement-Software nicht mehr notwendig, die Papierversionen in der Nähe aufzubewahren. Verträge können immer digital, von einer zentralen Übersicht aus, eingesehen werden.
Dieser Vorteil bedeutet einfach, dass niemand nach dem entsprechenden Ordner suchen muss, um Daten aus dem Vertrag zu erhalten. Alle Informationen können mit einem Computer (oder einem mobilen Gerät) abgerufen werden.
Die zentrale Übersicht stellt auch sicher, dass nicht alle paar Jahre eine Umstrukturierung der Ordner erforderlich ist.
3. Verträge sind immer und überall verfügbar
Ein Vertrag ist immer für jedermann zugänglich (mit der richtigen Zugangsberechtigung). Niemand muss mehr Papierstapel durchwühlen. Der rollengebundene Zugriff gibt nur den richtigen Personen Einblick, aber jeder kann schnell und einfach herausfinden, wer Zugriff auf das Archiv hat.
Darüber hinaus sind all diese Informationen mit mobilen Geräten von überall her zugänglich.
4. Wiederkehrende Rechnungen automatisch vertragskonform buchen
Wenn die Vertragsverwaltungssoftware in die automatisierte Rechnungsverarbeitung integriert ist, können Eingangsrechnungen automatisch mit vertraglichen Vereinbarungen abgeglichen werden.
Verschlüsseln Sie die wiederkehrende Rechnung nicht manuell, sondern extrahieren Sie die Zahlungsbedingungen automatisch aus dem Vertrag. Wenn Ratenzahlung und vertragliche Besonderheiten übereinstimmen, ist eine manuelle Genehmigung oder Bearbeitung nicht mehr erforderlich.
Es ist auch möglich, zu sehen, wie viele Rechnungen auf diesen speziellen Vertrag gebucht wurden. Falsche Rechnungen für nicht existierende oder gekündigte Verträge werden verhindert und betrügerische Transaktionen erkannt, bevor sie an die Bank gehen.
5. Bestellung aus Verträgen
Verhindern Sie Maverick Buying, indem Sie Bestellungen mit Verträgen verknüpfen. Dies verhindert unstrukturierte Einkäufe bei verschiedenen Lieferanten, ungünstige Einkaufsbedingungen und Outsourcing über den Vertrag hinaus.
6. Lieferantenleistung ist messbar und aufschlussreich
Da alle Daten in der Cloud verfügbar sind, sammelt das Unternehmen Informationen und erhält Einblick in die Leistung seines Lieferanten. Die Leistung pro Lieferant wird mit KPIs gemessen, wie z.B. Qualität und Quantität der Lieferungen. Die Vertragsübersicht zeigt alle Vereinbarungen, die mit den verschiedenen Lieferanten getroffen wurden. Mit einer Vertragsverwaltungssoftware ist es auch möglich, qualitative Rückmeldungen zu Verträgen oder einzelnen Käufen zu geben.
Auf der Grundlage dieser vorgegebenen Kriterien kann eine gewichtete Entscheidung zur Verlängerung des Vertrags mit dem Lieferanten getroffen werden.
Der digitale Nutzen von Vertragsverwaltungssoftware
Einfach ausgedrückt: Die Organisation spart viel Zeit und Mühe, indem sie die Verträge mit den Lieferanten an einem zentralen (digitalen) Ort aufbewahrt.
In Kombination mit der automatisierten Rechnungsstellung kann dies sicherstellen, dass der Prozess so effizient und zuverlässig wie möglich abläuft. Das ist sowohl für die Einkaufsabteilung als auch für die Kreditorenbuchhaltung interessant. Letztendlich wird durch den digitalen Abgleich von Rechnungen mit Verträgen und anderen Daten verhindert, dass das Unternehmen eine falsche, betrügerische oder falsche Transaktion durchführt.
Durch systematische Evaluierungen werden nur vorteilhafte Verträge verlängert. Eine automatisierte Benachrichtigung an den Budgetverantwortlichen stellt sicher, dass Verlängerungen nie überfällig oder vergessen werden. Das Fazit: Vertragsverwaltungssoftware zahlt sich aus.
