Die Vorteile der Rechnungsverarbeitung in der Cloud

Für jede Art von Software gibt es inzwischen eine gleichwertige Cloud-Version, die in vielerlei Hinsicht oft besser ist. Dazu gehört Finanzsoftware für die Rechnungsverarbeitung wie Onventis Invoice Processing. Cloud Computing ist eine dieser seltenen Technologien, die wirklich disruptiv wirkt.

Obwohl “disruptiv” heute ein leeres Schlagwort ist, hatte es dennoch eine klare Bedeutung, als Gartner 2008 Cloud Computing als “Disruptor” in seinem jährlichen Hype-Zyklus einführte. Gartner berichtete kürzlich, dass die Einführung von Finanzmanagement-Anwendungen in der Cloud schneller als erwartet voranschreitet. Bis 2020 werden 36% der Unternehmen die Cloud nutzen, um mehr als die Hälfte ihrer bisherigen Transaktionssysteme zu unterstützen.^[1]

Kosteneffektiv

Der vielleicht bedeutendste Vorteil von Cloud Computing ist sein Kosteneinsparpotenzial. Beim Cloud-Computing ist kein interner Serverbetrieb mehr erforderlich, die damit verbundenen Betriebskosten werden überflüssig. Folglich gibt es kein investiertes IT-Kapital, um das man sich Sorgen machen müsste.

Das Standard-Kostenmodell für Cloud-Anwendungen ist ein monatliches Abonnement anstelle einer einmaligen Vorabgebühr. Mitarbeiter können leicht zu wiederkehrenden Rechnung hinzugefügt oder von ihnen entfernt werden. Dadurch wird Cloud Computing vorhersehbarer und klarer, sozusagen wie ein wolkenloser Tag.

Insbesondere die Rechnungsverarbeitung ist in der Cloud schneller und senkt die Kosten auf vielfältige Weise um bis zu 59%:

1. Die Rechnungen werden digital archiviert und gehen nie wieder verloren.
2. Automatisierte Rechnungsstellung spart Zeit bei Druck- und Postkosten.
3. Benachrichtigungen erinnern einen Mitarbeiter daran, eine Aufgabe zu erledigen. Dazu gehört auch die Genehmigung von Rechnungen von unterwegs.
4. Das Unternehmen kann bessere Konditionen aushandeln, da Rechnungen häufiger pünktlich bezahlt werden.
5. Bezahlen Sie nur für Zeitarbeitskräfte für die Dauer ihres Vertrags.

Skalierbarkeit

Es ist etwas merkwürdig, dass Cloud Computing derzeit eher von KMUs als von großen Unternehmen genutzt wird. Die vereinfachten IT-Verwaltungs- und Wartungsfunktionen, die Cloud Computing bietet, sind beispielhaft für die Skalierung im gesamten Unternehmen. Updates und notwendige Fehlerbehebungen fallen alle unter SLA-gestützte Vereinbarungen und werden vom Dienstanbieter per Fernzugriff implementiert.

Traditionell implementierten größere Organisationen neue Software Abteilung für Abteilung. Das Ergebnis ist eine verwirrende Mischung von Systemen und eine unpraktische Situation. Cloud-Software benötigt keine lokale Installation. Alles, was Sie benötigen, sind Anmeldeinformationen und ein Gerät mit einem Web-Browser. Dadurch wird die Skalierbarkeit von Cloud-Software schneller und einfacher.

Der Skalierbarkeitsvorteil der Rechnungsverarbeitung in der Cloud:

1. Eine schnell wachsende Organisation kann enorme Schwierigkeiten haben, die Rechnungen pünktlich zu bezahlen. Dies ist normalerweise nicht beabsichtigt, aber Rechnungen stapeln sich und werden vergessen. Die Rechnungsstellung in der Cloud verhindert dies aufgrund der schnelleren Verarbeitungszeit pro Einzelrechnung.
2. Interimsarbeitskräfte können vorübergehend Zugang zum System erhalten und z.B. Mitarbeiter im Urlaub ersetzen.
3. Neue Funktionalitäten in der Software werden ferngesteuert implementiert, wie z.B. das Hochladen einer Rechnung in das System durch einfaches Versenden einer E-Mail mit der Rechnung. Keine lokale Installation erforderlich.

Produktivität & Flexibilität

“Die Steigerung der Produktivität von Mitarbeitern, deren Arbeit nicht automatisiert werden kann, ist die nächste große Leistungsherausforderung – und es steht viel auf dem Spiel”, sagt McKinsey & Company in der 21^st Century Organization.

Automatisierung ist eines der größten Schlagworte dieses Jahrhunderts. Niemand weiß genau, was in unserem Leben automatisiert werden wird, aber es wird erwartet, dass 35 % der Arbeitsplätze von der Automatisierung bedroht sind. Das bedeutet auch, dass nicht alles automatisiert werden kann.^[2]

Im Jahr 2009 entdeckte Frost & Sullivan eine Korrelation zwischen der Kollaborations-Technologie und der Gesamtleistung. Einige der untersuchten Organisationen erzielten eine Rendite von 400% auf ihre Investitionen in die Zusammenarbeit, wie in der Abbildung unten zu sehen ist.

Organisationen, die in der Cloud arbeiten, geben ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, von überall und auf jedem Gerät zu arbeiten. Teams können nun so arbeiten, als ob sie sich den gleichen Raum teilen würden.

Im speziellen Fall der Rechnungsbearbeitung bedeutet dies Folgendes:

1. Die Rechnungen werden in der Cloud gespeichert und sind überall zugänglich;
2. Mitarbeiter können Rechnungen hochladen und genehmigen, auch wenn sie auf Reisen sind;
3. Diese Rechnungen gehen nie mehr verloren.
4. Mitarbeiter, die sich im Urlaub befinden, können vorübergehend ersetzt werden, und alle ihre Benachrichtigungen gehen an die Vertretung.

Sicherheit & Sicherheit

Die meisten Gegner von Cloud Computing verkennen die hohe Sicherheit von Cloud Computing. Der Umstieg auf die Cloud bedeutet zwar, dass ein Teil der Kontrolle aufgegeben werden muss, aber die Service Provider machen es sich zuallererst zur Aufgabe, dass die Anwendungen sicher und geschützt sind. Darüber hinaus werden mit der Einführung des GDPR der EU im nächsten Jahr die Speicherung und Sicherheit von Daten in der Cloud strenger als je zuvor sein.

Die Vorteile der Rechnungsstellung in der Cloud:

1. Onventis Cloud-Lösungen für das Invoice Processing basieren auf Microsoft Azure Cloud Services
2. Über die Sicherheitskontrollen in Azure hinaus haben wir unsere eigenen Schutzebenen geschaffen, um Ihre Arbeitsabläufe und Daten sicher zu halten.
3. Ihre Daten werden an geografisch getrennten Orten gespeichert

“Cloud Computing wird es immer geben”

“Cloud Computing wird es immer geben”, sagte Wired bereits 2012. Und doch ist eine Fülle von Unternehmen fünf Jahre später immer noch nicht von ihren Fähigkeiten überzeugt. Ob Ihre Organisation die Cloud nutzt, ist keine Option mehr. Es ist heute die größte Disruption in jedem Unternehmen, und wenn es nicht von seinen Vorteilen profitiert, wird es letztendlich das Wachstum verlangsamen und die Gewinne schmälern.^[3],[4]

^{Quellen:
[1] http://www.gartner.com/newsroom/id/3800963
[2] http://www.bbc.com/news/technology-34066941
[3] https://www.wired.com/insights/2012/03/cloud-here-to-stay/
[4] https://www.forbes.com/sites/joeharpaz/2017/08/04/why-the-cloud-is-biggest-disruptor-in-every-business-today/}