Die Vorteile einer Ausgabenanalyse
Die Spend Analysis ist ein wertvolles Instrument im Beschaffungsprozess, um die Ausgaben eines Unternehmens zu analysieren und auszuwerten. Dabei steht die Erfassung des Cashflows, die Höhe der Ausgaben und wofür diese Ausgaben getätigt wurden im Vordergrund. Die primären Ziele sind potenzielle Einsparungen zu erkennen und mögliche Risken aufzudecken. Lesen Sie hier wie die Ausgabenanalyse Ihren Einkauf optimiert.
Ausgabenanalyse im Detail: Wie Spend Analysis Ihre Geschäftsprozesse optimiert
Die Ausgabenanalyse ist ein wertvolles Instrument im Beschaffungsprozess, um die Ausgaben eines Unternehmens zu analysieren und auszuwerten. Dabei steht die Erfassung des Cashflows, die Höhe der Ausgaben und wofür diese Ausgaben getätigt wurden im Vordergrund. Die primären Ziele sind potenzielle Einsparungen zu erkennen und mögliche Risken aufzudecken.
Eine Spend Analysis Software sammelt grundlegende Informationen über Beschaffungsdaten, aus denen Erkenntnisse und Optimierungspotenziale abgeleitet werden. Durch die Analyse von Ausgabenmustern und historischem Einkaufsverhalten wird die langfristige Entwicklung der Ausgaben überwacht. Diese Analyse liefert wertvolle Informationen, die für die Kostenersparnis genutzt werden können und fundierte Beschaffungsentscheidungen ermöglichen. Dabei werden grundlegende Fragen beantwortet, die diese fundierten Entscheidungen unterstützen:
- Welche sind die wichtigsten Einkaufskategorien des Unternehmens?
- Welche Kategorien haben den höchsten Ausgabenanteil? Wie entwickeln sich die Ausgabetrends?
- Wie hoch sind die gesamten Ausgaben nach Kostenstellen im Unternehmen?
- Welche Lieferanten werden am meisten genutzt? Gibt es bevorzugte Anbieter?
Durch die Beantwortung dieser Fragen gewinnt das Unternehmen wertvolle Erkenntnisse für die gezielte Steuerung der Ausgaben und damit einer effizienten Definition ihrer Beschaffungsstrategie. Dafür bietet die Ausgabenanalyse einen tiefen Einblick in die finanzielle Situation eines Unternehmens und legt die Grundlage für eine optimierte Beschaffung und Kostenreduktion.
Die konkreten Vorteile einer Ausgabenanalyse in der Beschaffung
Die Vorteile der Ausgabenanalyse im Beschaffungsprozess begrenzen sich nicht nur auf den zuvor genannten Kosteneinsparungen, sondern bieten Optimierungen im gesamten Einkaufsprozess. Im Vordergrund steht hier vor allem der gewonnene Überblick über die Ausgaben, aus der weitere Vorteile der Beschaffungsanalyse hervorgehen.
Volle Transparenz
Eine Ausgabenanalyse ermöglicht eine umfassende Transparenz über alle Ausgaben eines Unternehmens. Sie bietet Einblicke in die Ausgabenstruktur und deckt Potenziale zur Verbesserung und Optimierung auf. Durch die Herunterbrechung der Einkäufe bis auf die Artikelebene wird eine präzise Datenanalyse ermöglicht, die genaue Einblicke in Ausgabenmuster liefert. Dadurch kann ein Unternehmen genau erkennen, welche Produkte oder Dienstleistungen den größten Anteil an den Ausgaben haben. Diese granularen Informationen ermöglichen auch die Überwachung von Kostenstrukturen und historischem Einkaufsverhalten, um langfristige Ausgaben zu kontrollieren.
Die Spend Analysis berücksichtigt jedoch nicht nur Kostenstellen und einzelne Artikel als Datenquelle – sie bezieht auch Informationen über Lieferanten ein. Es werden Daten gesammelt, die Einblicke in bevorzugte Lieferanten, deren Zuverlässigkeit und die Höhe der Ausgaben bei bestimmten Lieferanten geben. Diese umfassende Übersicht bietet eine solide Grundlage für die Lieferantenauswahl und -bewertung.
Zudem schafft die Ausgabenanalyse umfassende Transparenz im gesamten Beschaffungsprozess, sowohl auf Produkt- als auch auf Lieferantenebene. Dadurch erhalten Einkaufsorganisationen einen erweiterten Überblick über ihre Ausgaben, was eine wertvolle Unterstützung bei strategischen Entscheidungen darstellt und ihnen hilft, datenbasierte Maßnahmen zu ergreifen.
Risikomanagement
Mit der gewonnen Transparenz werden versteckte Risiken im Beschaffungsprozess des Unternehmens aufgedeckt. Erreicht wird dies durch die Kontrolle und Überwachung der Ausgaben im Hinblick auf Verträge, Richtlinien und Vorschriften, um sicherzustellen, dass die Einhaltung gewährleistet wird. Dies betrifft sowohl interne Einkaufsprozesse als auch die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Eine Spend Analysis kann potenzielle Risiken frühzeitig erkennen, sodass sich Einkäufer an den Ergebnissen der Auswertung orientieren können und diese in den Entscheidungsprozess involvieren. Damit bietet die Ausgabenanalyse die nötigen Grundlagen, um Risiken proaktiv zu minimieren, da die Compliance sowohl intern als auch bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten sichergestellt wird.
Lieferantenüberwachung
Wie bereits erwähnt, ermöglicht die Transparenz im Beschaffungsprozess eine effektivere Kontrolle der Lieferantenleistungen. Hier wird die Zuverlässigkeit und Abhängigkeit vom Lieferanten bewertet, da hervorgeht, wie viel beim jeweiligen Supplier eingekauft wird. Diese Lieferantenüberwachung spielt in die zukünftige Planung der Beschaffungsaktivitäten eine wichtige Rolle, da die Daten aus der Analyse bei der Lieferantenauswahl eingesetzt werden können.
Ein weiterer Vorteil der Ausgabenanalyse liegt in der Stärkung der Lieferantenbeziehungen. Mit den Daten können Erkenntnisse erhoben werden, die Aufschlüsse über diese Beziehungen geben können. Es wird beantwortet, welche Lieferanten den größten Mehrwert bieten und welche Kooperationen besonders erfolgsversprechend sind. Mit dieser Grundlage kann sich der Einkäufer dann auf bestimmte Supplier konzentrieren und damit die Lieferantenbeziehungen stärken. Darüber hinaus können Risiken und die Anzahl der Lieferanten analysiert werden, um bessere Verhandlungsbedingungen zu erzielen und die Lieferantenbasis auszubauen und diversifizieren.
Kosten senken
Selbstverständlich dürfen in dieser Liste der Vorteile die Kostenersparnisse nicht fehlen – sie sind neben der gestiegenen Transparenz das Herzstück einer Ausgabenanalyse. Ein zentrales Ziel der Beschaffung besteht darin, Kosten zu reduzieren, ohne dabei die Prozesse negativ zu beeinflussen. Mithilfe einer Spend Analysis können Einkäufer genau dieses Ziel erreichen: Sie identifiziert Bereiche mit übermäßigen Ausgaben, ermöglicht eine Konsolidierung von Einkäufen und zeigt Potenziale für Verhandlungen mit Lieferanten auf, um Preise und Vertragsbedingungen zu verbessern. Die Auswertung der Beschaffungsdaten weist damit gezielt Potenziale zur Kosteneinsparung auf.
Darüber hinaus ermöglicht eine Ausgabenanalyse eine präzise Auswertung der Ausgaben und gleichzeitig eine Überprüfung der internen Compliance. Konkret wird untersucht, inwieweit die Mitarbeiter des Unternehmens den Einkaufsrichtlinien entsprechend beschaffen. Dabei wird ermittelt, ob es Abweichungen gibt, die Maßnahmen zur Beseitigung dieses sogenannten “Maverick Buying” erfordern. Zudem wird durch die Analyse auf Artikelebene erkannt, ob Doppelkäufe vorliegen oder ob übermäßig hohe Ausgaben für bestimmte Waren oder Dienstleistungen getätigt werden.
Dadurch ist es möglich, Fehler, Unregelmäßigkeiten und Missbrauch präzise zu identifizieren. Gleichzeitig wird eine effektive Kontrolle und Überwachung der Beschaffungsaktivitäten ermöglicht, um unnötige Kosten zu vermeiden.
Die Transparenz im Lieferantenmanagement bildet eine solide Grundlage für Vertragsverhandlungen mit Lieferanten, die auf fundierten Informationen und Erkenntnissen aus der Analyse beruhen. Dadurch können Unternehmen besser informierte Entscheidungen treffen und erfolgreichere Vertragsbedingungen aushandeln. Dadurch können Unternehmen bessere Vereinbarungen erzielen, wie z.B. günstigere Preise, längere Vertragslaufzeiten oder verbesserte Konditionen. Das Ergebnis sind Kosteneinsparungen auf der Lieferantenebene.
Wenn ein umfassender Überblick über alle Ausgaben eines Unternehmens besteht, wird auch die Budgetplanung und -kontrolle erleichtert. Die Spend Analysis liefert umfangreiche Informationen über vergangene Ausgaben und das Einkaufsverhalten, sodass Unternehmen ihre Ausgaben besser prognostizieren und ihre Ressourcen effizienter zuweisen können.
Diese Maßnahmen und Erkenntnisse ermöglichen Kosteneinsparungen in der Beschaffung und tragen gleichzeitig zur Verbesserung der finanziellen Leistung bei. Unternehmen optimieren ihre Ausgaben und kommen damit ihrem entscheidenden Beschaffungsziel näher.
Ausgaben analysieren: Die Praxis
Die Spend Analysis bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, die ineinander greifen und zu einer verbesserten Gesamtperformance führen. Sie erzielt eine umfassende Transparenz, unterstützt das Risikomanagement, verbessert die Lieferantenbeziehungen und identifiziert Einsparpotenziale. Diese Vorteile bilden ein starkes Fundament für datenbasierte Entscheidungen und eine effiziente Ausgabenverwaltung, um ihre finanzielle Leistungsfähigkeit zu steigern und langfristigen Erfolg zu gewährleisten.
