3 Verbesserungsbereiche für den “Procure-to-Pay”-Prozess
Strategische Ausgaben erhöhen die Rentabilität einer Organisation und sorgen dafür, dass Budgets viel länger halten. Aber wie wird ein nicht organisierter operativer Beschaffungs- und Zahlungsprozess zu einem vollwertigen Geldsparer?
Die größte Hürde für einen effizienten Procure-to-Pay-Prozess ist die effektive Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Statt unabhängiger Inseln innerhalb der Organisation ist die Zusammenarbeit von Menschen, Prozessen und Technologie grundlegend für einen adäquaten Procure-to-Pay-Prozess. Und doch gehen viele Organisationen den operativen Einkaufsprozess nicht als Ganzes an, sondern handeln getrennt voneinander. So versäumen sie es, die Beschaffung als Chance zu nutzen.
Fehlerhafte Prozesse werden oft durch schlechte IT-Systeme, mangelnde interne Kommunikation oder schlechte Lieferantenbeziehungen verursacht. Ein optimiertes und digitales P2P-Verfahren wirkt sich dagegen positiv auf die Beschaffung aus, spart Zeit und verbessert die Lieferantenbeziehungen.
Es ist nicht unmöglich, diesen operativen Prozess zu verbessern, und vielen Organisationen gelingt es, hervorragende Ergebnisse zu erzielen. Im Folgenden zeigen wir einige offensichtliche Lösungen auf, die jede Organisation implementieren kann.
Zusammenarbeit
Eines der Ziele von Finanzabteilungen ist die richtige Verteilung der Gelder. Ein Einkäufer hat in der Regel keine Kenntnisse der Buchhaltungsregeln, aber wenn er für eine Bestellung falsche Buchhaltungscodes verwendet, wirkt sich dies direkt auf die Liquidität aus. Deshalb wird den Einkäufern empfohlen, immer ihre Finanzabteilung in den Kaufprozess einzubeziehen. Gemeinsam können sie unbeabsichtigte Fehler verhindern und die Einkaufsleistung des Unternehmens steigern.
Beziehungsmanagement
Die Beziehung zwischen einem Lieferanten und einer Organisation kann zuweilen holprig sein. Häufig wird die Finanzbuchhaltung in die Verantwortung gezogen, wenn etwas schiefläuft. Das kann schließlich so weit eskalieren, dass Produkte nicht mehr geliefert werden. Der wahre Grund für Zahlungsverzug ist jedoch oft komplexer und kann verschiedene Gründe haben. Daher ist es wichtig, dass die Finanzabteilung auch eine Beziehung zum Lieferanten unterhält, damit ein eventueller Zahlungsverzug zeitnah mitgeteilt werden kann. Sie kann ein kommerzielles Fiasko verhindern.
Lösungsorientiert
Oftmals gehen Waren vor einer Rechnung ein. Eine Herausforderung für die Finanzverwaltung, wenn dies nicht ordnungsgemäß dokumentiert wird. Die Finanzabteilung muss den entsprechenden Betrag für die Bezahlung dieser Güter reservieren. Wenn dies in großem Maßstab geschieht, kann es die Rentabilität einer Organisation beeinträchtigen. Ein proaktiver, lösungsorientierter Ansatz kann das verhindern. Dies geht über die Zusammenarbeit hinaus. Es geht um die ordnungsgemäße Verwaltung der eigenen Domäne jedes Einzelnen und um die klare und kohärente Verbindung der Daten und der verschiedenen Prozesse.
Beginnen Sie heute
Die obigen Ausführungen sind nur einige Beispiele dafür, warum die Zusammenarbeit zwischen Einkäufern und der Finanzabteilung für einen effektiven Procure-to-Pay-Prozess wichtig ist. Der Schlüssel liegt in der Kollaboration, Einblick in die Abläufe des Einkaufs zu gewinnen, partnerschaftliche Beziehungen zu den Lieferanten aufzubauen, Lösungen einzuführen und Ärger fernzuhalten.
Ein letzter Ratschlag: Beginnen Sie heute. Die Vorteile überwiegen bei weitem die Ressourcen, die es kostet, eine angemessene Procure-to-Pay-Lösung einzuführen.
