Was ist der Unterschied zwischen digitalen und elektronischen Rechnungen?
Eine digitale Rechnung ist normalerweise eine PDF- oder Word-Datei, die manchmal eine gescannte Papierrechnung ist. Eine digitale Rechnung ist für einen Menschen leicht zu verstehen.
Eine elektronische Rechnung (oder e-Rechnung) ist eine Datendatei, die zwischen Computern übertragen wird und für Menschen nicht leicht zu verstehen ist. Gängige Dateiformate sind XML und EDI. Eine elektronische Rechnung enthält strukturierte Daten, so dass es für einen Computer einfacher ist, sie zu verstehen und automatisch zu buchen.
Digitale Rechnung vs. elektronische Rechnung
Veraltete Quellen im Internet stiften viel Verwirrung über die korrekte Bedeutung der verschiedenen Rechnungsarten, obwohl sie sich grundlegend unterscheiden.
Die folgenden Aussagen sind wahr:
- Eine elektronische Rechnung (E-Invoice) enthält Daten vom Lieferanten in einem strukturierten Format, das das Finanzbuchhaltungssystem des Käufers automatisch erkennen kann, ohne dass eine manuelle Dateneingabe durch einen Sachbearbeiter erforderlich ist.
- Eine digitale Rechnung ist eine Rechnung, die digital eingesehen und bearbeitet werden kann.
- Eine e-Rechnung ist immer ein digitales Dateiformat, genau wie eine PDF- oder Word-Datei.
- Eine digitale Rechnung ist nicht unbedingt eine elektronische Rechnung.
Verwirrt? Ich glaube, ja. Lassen Sie uns ein wenig mehr ins Detail gehen.
Was ist eine elektronische Rechnung (E-Invoice)?
Eine E-Invoice ist eine systematisch aufgebaute digitale Datei mit den Daten an einem festen Ort und mit einer bestimmten Bedeutung. Es gibt viele verschiedene Formate für die elektronische Rechnungsstellung, und ein globaler Standard fehlt derzeit noch. Die gängigsten Formate sind EDI und UBL.
EDI ist seit langer Zeit ein beliebter Standard, aber für KMUs teuer. Eine wachsende Liste von Regierungen weltweit hat UBL 2.0 als ihr bevorzugtes Format gewählt. Die Europäische Kommission (EK) arbeitet an ihrem Nachfolger UBL 2.1. Dies soll das Standardformat für Unternehmen werden, die direkt mit der EU zu tun haben.
Die folgenden Richtlinien gelten für E-Invoices:
- Strukturierte Rechnungsdaten, die in den Formaten Electronic Data Interchange (EDI) oder XML ausgestellt sind.
- Strukturierte Rechnungsdaten, die mit Hilfe von Standard-Internet-basierten Webformularen ausgestellt werden.
Was ist eine digitale Rechnung?
Eine digitale Rechnung ist eine Rechnung, die digital eingesehen und verarbeitet werden kann. Die digitale Rechnung lässt sich leicht archivieren und mit einer Buchhaltungssoftware verbinden. Mit optischer Erkennung (OCR) werden digitale Rechnungen halbautomatisch in Systeme eingebucht. Dies trägt zu einer niedrigeren Arbeitsbelastung bei.
Online-Lösung tragen zum wachsenden Erfolg digitaler Rechnungen zugunsten der alten Papierrechnung bei.
Was ist eine digitale Rechnung, aber keine elektronische Rechnung?
- Unstrukturierte Rechnungsdaten im PDF- oder Word-Format
- Gescannte Papierrechnungen
Der Zweck der modernen Rechnungsstellung
Die elektronische Rechnungsstellung ist letztlich kein Selbstzweck, sondern ein Mittel, um ein Ziel zu erreichen. Der Absender hat die Gewissheit, dass die Rechnung schneller und zu geringeren Kosten bei der richtigen Person ankommt. Das letztendliche Ziel eines Empfängers ist es, eine Einkaufsrechnung mit so wenig menschlichen Handlungen wie möglich zu buchen. Das Medium, das eine Rechnung verwendet, um zwischen Organisationen transportiert zu werden, und die Art und Weise, wie sie verarbeitet wird, ist unbedenklich, wenn dies schnell und fehlerfrei geschieht.
Ohne ein intelligentes System, das die Rechnungsverarbeitung automatisiert, sind die Vorteile einer E-Invoice für den Empfänger vernachlässigbar oder gar nicht vorhanden. Dann zeigen sich die wirklichen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung.
Zu den Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung gehören:
- Einfachheit Die Verarbeitung erfolgt digital und automatisch
- Geschwindigkeit Kein Papierfluss mehr
- Genauigkeit Menschliche Fehler wurden minimiert
- Billiger Keine Druck- und Portokosten
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