Systematisches Supplier Management als Performancefaktor
Ein systematisches Supplier Management gewinnt in mittelständischen Unternehmen an Bedeutung. Die Gründe hierfür liegen in einer unternehmensübergreifend dauerhaft verteilten wie integrierten Wertschöpfung und einer zunehmend sinkenden Wertschöpfungstiefe. Die im Zuge der Coronakrise anhaltende Digitalisierung von Geschäftsprozessen hat die Nachfrage nach integrierten Lieferanten-Lösungen zusätzlich gepusht.
Neben einer gesteigerten Abhängigkeit in der Gewährleistung der Versorgungssicherheit sorgt die richtige Make-or-Buy-Strategie und Auswahl von Geschäftspartnern für entscheidende Wettbewerbsvorteile durch die gezielte Nutzung der Innovationskraft und wettbewerbsfähiger Kostenstrukturen. Entscheidend für ein erfolgreiches Supplier Management ist vor allen Dingen ein transparenter Umgang miteinander. Die Performance der Lieferkette hängt nicht nur von den beteiligten Unternehmen allein, sondern vor allem von der Leistungsfähigkeit der Schnittstellen der unternehmensübergreifenden Wertschöpfung im Source-to-Pay Prozess ab.
Das Jahr 2020 und die uns weiterhin umgebenden Begleiterscheinungen von Covid-19 haben einmal mehr in vielen Firmen die Notwendigkeit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen aufgezeigt. Während dieses Thema jedoch in den vergangenen Jahren durch viele Geschäftsräume getrieben wurde, blieben konkrete Maßnahmen zur Strategieformulierung und -umsetzung auf der Strecke. Durch die notwendige räumliche Distanz der Mitarbeiter waren die Unternehmen aber von jetzt auf gleich gezwungen, sich Gedanken über die unternehmensinternen Abläufe und deren mögliche Transformation zu machen. Das ist ebenso entscheidend wenn es um die unternehmensübergreifenden Wertschöpfungsprozesse geht, da diesen eine immer größere Bedeutung für den Geschäftserfolg zukommt. Ebenfalls sorgt das geplante Sorgfaltspflichtengesetz der Bundesrepublik Deutschland sowie der zusätzlich geplante Richtlinienvorschlag der EU-Kommission zum Lieferkettengesetz für weitergehende Verpflichtungen von Unternehmen, in ihren Lieferketten menschenrechtliche und umweltbezogene Sorgfaltspflichten zu beachten.
Der Lebenszyklus von Lieferantenbeziehungen
Lieferantenmanagement hat in den letzten Jahrzehnten einen Wandel erfahren. Lag der Beschaffungsfokus in den 80er Jahren noch darauf, zu möglichst geringen Preisen einzukaufen, hat sich heute ein Verständnis für Zusammenhänge von Preis, Qualität und Innovationskraft sowie Nachhaltigkeit in den Einkaufsabteilungen etabliert. Dementsprechend ist es das Ziel von Unternehmen, die Total Cost of Ownership anstelle eines Stückpreises zu reduzieren. Um dies zu erreichen, müssen jedoch die Anforderungen an die Auswahl von Suppliern und deren Gewichtung feststehen. Ein gemeinsames Verständnis für unternehmensübergreifende Prozesse, die Gestaltung einer einheitlichen Ablauforganisation in den Bereichen Planung, Beschaffung, Produktion, Lieferung, Service und Entsorgung und die Bewertung der Performance schafft für beide Business Partner die notwendige Klarheit in Bezug auf Zielverfolgung und Mehrwerte einer Zusammenarbeit. Außerdem spielen die Informationstechnologie und der Reifegrad eines Lieferanten in diesem Bereich eine wachsende Rolle.
Damit aber nicht nur bei der Lieferantenauswahl der Wertbeitrag aus der Geschäftsbeziehung gesteigert wird, sondern über den gesamten Lebenszyklus die Performance von Lieferanten überprüft und durch gezielte Maßnahmen optimiert wird oder zwischenzeitlich für die Erreichung der Unternehmensziele bzw. bestimmte Beschaffungsaufgaben besser geeignete Lieferanten gefunden werden müssen, bedarf es einer vollständigen Informationsbasis.
Unternehmens- und Beschaffungsstrategie als Kontext
Eine Supplier-Strategie sollte immer im Kontext der Unternehmensstrategie formuliert werden. Hierbei gilt es, Beschaffungs- und Absatzmärkte des Unternehmens, die Make-or-Buy-Strategie für die Materialgruppen des Unternehmens als auch das generelle Risikomanagement (z.B. Single Source vs. Multi-Source) in die Überlegungen einzubeziehen. Dieser Kontext bildet auch die Eckpfeiler in der Vereinbarung gemeinsamer Ziele mit Suppliern sowie innerhalb des Controllings bezüglich deren Erreichung.
Integriertes Stammdatenmanagement in verteilten Systemlandschaften
Unternehmen kämpfen in verteilten Systemlandschaften mit der Umsetzung eines systematischen Lieferantenmanagements. Häufig kommt es vor, dass neue Geschäftspartner als auch Änderungen der Daten bestehender Lieferanten über unterschiedlichste Systeme initiiert werden. Eine Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit in den Source-to-Pay Prozessen zwischen Buy- und Sell-side ist jedoch die Verwendung stets aktueller und akkurater Stammdaten. Wesentlich ist hierbei, dass eine Supplier Relationship Management (SRM) Lösung unterschiedliche Eingangskanäle und deren spezifische Behandlung hinsichtlich Lieferantenfreigabe und Stammdatenänderungen bei bestehenden Lieferanten unterstützt, als auch solche Änderungen an die verteilten Systeme zurückzugeben. Ebenfalls sollte das Datenmanagement eine unternehmensübergreifend integrierte Disziplin darstellen, in der die Business Partner Stammdaten selbst pflegen und bereitstellen können. Dieses einheitliche Management von Daten, kurz „Data Governance“, erfreut sich in digitalisierten Geschäftsprozessen immer größerer Beliebtheit, da Defekte in Stammdatenobjekten Gefahren bergen. So können sich die darauf basierenden Transaktionen vervielfältigen und die angestrebte Automatisierung wiederkehrender Prozesse gelingt nicht. Weiter ist es wichtig, dass das Datenmodell eine gewisse Flexibilität hinsichtlich der Datenausprägungen für unterschiedliche Organisationseinheiten unterstützt. Dazu zählen beispielsweise unterschiedliche Liefer- und Zahlungsbedingungen eines Unternehmens in Abhängigkeit der Organisationseinheit oder auch unterschiedliche Freigabestufen und Verwendungsberechtigungen.
Finden und Gewinnen neuer Lieferanten
Das Finden und Gewinnen neuer Supplier muss nicht immer nur von der Einkaufs- oder Entwicklungsabteilung eines Unternehmens ausgehen. Beschaffungsorganisationen sollten durch gezielte Kommunikationspolitik auch Aufmerksamkeit potenzieller Lieferanten auf sich ziehen und dadurch Anbieter ermuntern, sich dort als potenziell neue Geschäftspartner zu bewerben. Möglichst schnell und effizient sollte hier die Spreu vom Weizen getrennt und damit relevante von unpassenden Lieferanten unterschieden werden können. Ein in die SRM-Lösung integrierter Bewerbungsprozess für Anbieter ist vorteilhaft, da basierend auf standardisierten und materialgruppenspezifischen Fragebögen sowie angeforderten Dokumenten und Nachweisen nicht nur die Erfüllung von Vorgaben automatisiert geprüft werden kann, sondern auch der gesamte Prozess transparent nachvollzogen und Akteure über entsprechende Benachrichtigungen bedarfsorientiert einbezogen werden können.
Qualifizierung potenzieller Lieferanten
Nach Aufnahme eines neuen potenziellen Lieferanten gilt es, dessen mögliche Leistungsfähigkeit und Einhaltung definierter Vorgaben zu ermitteln, um festzustellen, ob und wenn ja, für welche angebotenen Leistungen dieses Unternehmen sich technisch und kaufmännisch qualifiziert. Hierzu wird aufbauend auf der im Rahmen einer Bewerbung bereitgestellten Lieferanteninformationen und für Bestandslieferanten aufbauend auf verfügbaren Informationen detaillierte und in der Regel materialgruppenspezifische Informationen eingeholt. Erfüllt ein potenzieller Lieferant die Kriterien und stellt die erforderlichen Informationen bereit, wird er unternehmensabhängig für bestimmte Prozesse wie z.B. Ausschreibungen, Verträge oder konkrete Beauftragungen freigegeben. Oft ist eine Qualifizierung auch befristet und der Ablauf der Qualifizierung führt zu einer Requalifizierung oder gar zur Zurückstufung der Freigabe des Lieferanten.
Klassifizierung freigegebener Lieferanten
Der Klassifizierung von Lieferanten kommt nicht nur eine informelle Rolle zu. In diesem Punkt geht es darum, Supplier für deren Einsatz im Unternehmen bzw. Unternehmenseinheiten zu kategorisieren. Beispielsweise kann so festgelegt werden, ob sie für Ausschreibungen, Auktionen, Bestellungen oder Verträge freigegeben sind. Ebenfalls zählt dazu die Freigabe von Lieferanten zur Zusammenarbeit in bestimmten Materialgruppen. Daraus ergibt sich eine Matrix freigegebener Geschäftsprozesse und Materialgruppen. Solche Freigaben sollten durch das SRM-System auch an entsprechende Genehmigungsprozesse gekoppelt sein, um z.B. ein 4-Augen-Prinzip zu ermöglichen oder in Abhängigkeit von Materialgruppenexperten verschiedene Genehmiger in den Lieferantenprozess auditkonform zu involvieren.
Supplier Performance Management
Sind neue Geschäftspartner für eine bestimmte Ausprägung der Zusammenarbeit freigegeben, gilt es, deren Performance ad hoc und planmäßig zu bewerten. Es wird hier zwischen qualitativen und quantitativen Kriterien unterschieden. Quantitative Kriterien beziehen sich beispielsweise auf die Messung von Liefertermintreue, Mengentreue oder Qualität der gelieferten Produkte, während qualitative Kriterien durch interne Umfragen die Wahrnehmung, z.B. der Qualität des Kundenservice eines Lieferanten oder der Reklamationsbearbeitung, beurteilen. Wichtig für eine gute Partnerschaft ist der transparente Umgang miteinander. So sollten die für eine Lieferantenbewertung maßgeblichen KPIs frühzeitig untereinander abgestimmt werden. So können Lieferanten einerseits notwendige interne Maßnahmen ergreifen und andererseits ebenfalls Empfehlungen für KPIs bezogen auf die Art, den Umfang und das Ziel der Zusammenarbeit unterbreiten.
Systematisches Supplier Management mit dem richtigen Partner
Angesichts vieler offensichtlicher Vorteile eines systematischen Supplier Managements stellt sich die Frage, warum viele Unternehmen nach wie vor nicht über eine integrierte Supplier-Relationship-Management-Lösung verfügen. Häufig schrecken komplexe Systemlandschaften und einhergehende Befürchtungen zur technischer Kompatibilität die Unternehmen vor einer Umsetzung ab. Erwartete Aufwände in der Implementierung und späteren Administration einer solchen Lösung lassen sich leicht überwinden, wenn Firmen auf den richtigen Partner setzen.
Onventis ist seit 2000 ein Cloud-Pionier für die digitale Transformation von Einkaufs- und Finanzprozessen. Die Cloud-Software Onventis Buyer ist ein All-in-One-Beschaffungssystem, das Unternehmen bei allen Beschaffungsvorgängen unterstützt, um Kontrolle über die Finanzlage, Prozesseffizienz und Kosteneinsparungen unter Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Gesetzen zu erzielen. Onventis Buyer optimiert und automatisiert alle Prozesse von der Beschaffungsquelle bis zur Bezahlung, einschließlich der Zusammenarbeit mit Suppliern im Netzwerk. Das Onventis Netzwerk verbindet Geschäftsprozesse von Einkäufern und Lieferanten – einfach und sicher. Weltweit wickeln über 1.000 Unternehmen mit ca. 450.000 Anwendern im Onventis-Netzwerk ein jährliches Beschaffungsvolumen von über 10 Milliarden Euro mit mehr als 50.000 Lieferanten ab.
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