Eine Software für die Rechnungsverarbeitung: Warum Unternehmen Rechnungen digital verarbeiten sollten
Die Digitalisierung in Unternehmen gewinnt zunehmend an Bedeutung und wird maßgeblich durch die digitale Rechnungsverarbeitung und die Nutzung von E-Rechnungen vorangetrieben. Doch was sind die konkreten Vorteile von Invoice Processing und warum sollten Unternehmen auf diesen Zug aufspringen?
Eine Software für die Rechnungsverarbeitung: Warum Unternehmen Rechnungen digital verarbeiten sollten
Die Digitalisierung in Unternehmen gewinnt zunehmend an Bedeutung und wird maßgeblich durch die digitale Rechnungsverarbeitung und die Nutzung von E-Rechnungen vorangetrieben. Doch was sind die konkreten Vorteile von Invoice Processing und warum sollten Unternehmen auf diesen Zug aufspringen?
Zunächst geht es bei der Automatisierung von Beschaffungsprozessen nicht nur um die Automatisierung zeitaufwändiger Workflows. Vielmehr betrifft dies das gesamte Unternehmen und dessen Strategie. Eine Studie des Bitkom zeigt, dass bereits rund 21% der befragten KMUs und mittelständischen Unternehmen einzelne Arbeitsschritte automatisiert haben und weitere 22% dies planen. Dabei geht es vor allem von der Implementierung von automatisierten Workflow-Management-Systemen für Freigabeprozesse.
Doch die Vorteile von Invoice Processing gehen über die reine Automatisierung von Prozessen hinaus. Eine effiziente digitale Rechnungsverarbeitung trägt zur Optimierung und Umsetzung der Unternehmens- und Beschaffungsziele bei und unterstützt die digitale Transformation. Unternehmen können dadurch Zeit und Kosten einsparen, die Qualität und Genauigkeit der Daten verbessern und menschliche Fehler reduzieren. Um die Effizienz der digitalen Rechnungsverarbeitung weiter zu steigern, sollten Unternehmen auch in Betracht ziehen, alle papierbasierte Prozesse zu digitalisieren und eine nahtlose Integration von Systemen zu gewährleisten.
Die Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung im Überblick:
- Produktivitätssteigerungen
- Kostensenkungen
- Reduzierte Fehlerquote
- Transparenz
- Skalierbarkeit
- Ortsunabhängigkeit
- Höhere Datensicherheit
- Umweltfreundlichkeit
Konkrete Vorteile einer Software für die Rechnungsverarbeitung
Unternehmen, die den Sprung in die digitale Welt wagen und dabei auf die Integration von Künstlicher Intelligenz und Machine Learning setzen, werden auf lange Sicht erfolgreicher sein und sich einen entscheidenden Vorteil im Wettbewerb sichern. Durch den Einsatz von Robotic Accounting und intelligenten Algorithmen ergeben sich zahlreiche Möglichkeiten zur Automatisierung und Optimierung von Prozessen, zur schnellen Auswertung und Verarbeitung von Daten sowie zur Reduzierung von Fehlern und Kosten. Unternehmen, die sich diesen Potenzialen nicht öffnen und keine Maßnahmen zur Digitalisierung und künstlichen Intelligenz ergreifen, riskieren, im Wettbewerb zurückzufallen und an Marktfähigkeit zu verlieren. Daher ist es wichtig, dass sie die Chancen der Digitalisierung nutzen, um ihre Prozesse zu optimieren und sich folgende Vorteile sichern.
Produktivitätssteigerungen
Zunächst führt die Einführung von Invoice Processing zu erheblichen Produktivitätssteigerungen durch die Senkung der Durchlaufzeiten, die dank automatisierter Workflows erreicht wird. Sie ermöglicht eine schnelle Bearbeitung von Rechnungen und spart Zeit und Ressourcen. Der Wegfall manueller Aufgaben, wie die Erfassung und der Abgleich von Rechnungen, beschleunigt den Prozess erheblich. Dabei können Rechnungen parallel verarbeitet werden, was mit herkömmlichen, papierbasierten Verfahren nicht möglich ist. Digitale Systeme ermöglichen eine automatische Verarbeitung durch Robotic Accounting ohne menschliches Zutun, sodass eine Freigabe oder Genehmigung durch Mitarbeiter nur in seltenen Fällen erforderlich ist.
Mit der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung und Freisetzung eingespannter Kapazitäten können sich Kreditorenbuchhalter auf weitere wichtige Geschäftsprozesse konzentrieren. Die Reduktion von repetitiven und zeitaufwendigen Prozessen schafft mehr Zeit für strategische Aufgaben, die den langfristigen Erfolg des Unternehmens sichern. Die Kreditorenbuchhaltung kann somit alle strategischen Potenziale ausschöpfen, was zuvor durch zeit- und papierintensive Prozesse nicht möglich war.
Kostensenkungen
Ein zentrales Ziel der Beschaffung ist die Senkung der Kosten. Dies wird in erster Linie durch systematisches Lieferantenmanagement und mehr Transparenz im Procurement-Prozess erreicht. Die digitale Rechnungsverarbeitung spielt hier jedoch ebenso eine wichtige Rolle, da die Automatisierung den Rechnungsprozess verschlankt. Damit wird eine Reduktion des Personalaufwands erreicht: Die Mitarbeiter geben die repetitiven Aufgaben ab, sodass diese vollständig automatisiert getätigt werden, während der Mitarbeiter selbst seine freigesetzte Zeit strategisch einplanen kann. Zudem wird die parallele Bearbeitung von Rechnungen möglich, sodass hier der Zeitaufwand geringer ist. Das Resultat sind Einsparungen in Personalkosten bei parallelen Produktivitätssteigerungen.
Zudem bietet der Einsatz von digitalen Rechnungsverarbeitungssoftwares viele Funktionen, die Optimierung und Vereinfachungen von Prozessen beeinflussen. Darunter fällt auch die Erinnerungsfunktion, die die Kreditorenbuchhalter auf dem Laufenden hält, wann welche Rechnung fällig ist. Fristgerechte Zahlungen und die Nutzung möglicher Skonti führen zu weiteren Kosteneinsparungen. Automatisiertes Invoice Processing reduziert somit Kosten in Form von Personalaufwand, Mahngebühren oder Zinsen. Je größer der Grad der Automatisierung, desto höher die Kostenersparnisse!
Kosten nach Grad der Automatisierung: Niedrig ↓ Hoch
Kosten nach Grad der Automatisierung:
Niedrig
Hoch
Reduzierte Fehlerquote
Mit der Reduktion manueller Arbeitsschritte wird auch die Anzahl der Fehler in der Bearbeitung reduziert. Menschliches Handeln ist äußerst anfällig für Fehler, die in Form von Tippfehlern, ungenauen Einschätzungen und Doppelzahlungen auftreten können, insbesondere wenn der Überblick verloren geht. Die digitale Rechnungsverarbeitung bietet jedoch die Möglichkeit, dies zu vermeiden: Durch Automatisierung werden die Rechnungen digital erfasst, abgeglichen und freigegeben, sodass es keinen Raum für Fehler gibt. Das Invoice Processing kann jedoch noch weiter abgesichert werden, indem eine abschließenden Zahlungsprüfung eine weitere Ebene der Sicherheit bietet. Anhand dieser letzten Funktionalität werden Rechnungen kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert, um einen zentralen Überblick zu generieren und die Richtigkeit zu gewährleisten. Doppelzahlungen und Fehler in der Rechnungsbegleichung werden damit vermieden, was wiederum Kostensenkungen und eine Reduktion des Arbeitsaufwands bewirkt.
Transparenz
Die digitale Rechnungsverarbeitung ermöglicht ebenso einen konstanten und transparenten Überblick über den gesamten Rechnungsprozess. Durch den Einsatz von digitalen Systemen können alle Rechnungen an einem zentralen Ort gespeichert und verwaltet werden. Dies erlaubt es Unternehmen, leichter den Überblick über ihre Finanzen zu behalten und Transparenz zu schaffen. Die Möglichkeit, alle Rechnungen an einem Platz zu speichern und zu verwalten, erleichtert die Suche und Überprüfung von Rechnungen erheblich. Dadurch können erneut Fehler vermieden und Zeit gespart werden.
Die einfache Kommunikation zwischen beteiligten Personen innerhalb des Systems ist auch ein wichtiger Faktor, der eine systematische Transparenz ermöglicht. Invoice Processing Tools bieten einen schnellen und einfachen Austausch durch Dialog- und Kommentarfunktionen, sodass die Mitarbeiter gezielt kommunizieren und sich nötige Informationen zuspielen können. Das Resultat: Ein effizienter Arbeitsprozess und erhöht die Qualität der Arbeit!
Zudem bietet die digitale Rechnungsverarbeitung einen konstanten Überblick über den Status von Rechnungen, um laufend informiert zu sein und die Bearbeitung zu verfolgen. Mitarbeiter können jederzeit einsehen, in welchem Schritt sich die Rechnung befindet und schnell Maßnahmen ergreifen, um eine reibungslose Bearbeitung sicherzustellen. Dadurch werden Verzögerungen vermieden und ein effizienter Rechnungsprozess gewährleistet.
Skalierbarkeit
Die Skalierbarkeit wird durch digitale Tools verbessert, da automatisierte Prozesse leicht an die steigende Zahl von Rechnungen und wachsenden Anforderungen angepasst werden können. Standardisierte Prozesse ermöglichen eine effizientere und schnellere Bearbeitung ohne zusätzliches Personal; diese Skalierbarkeit kann Unternehmen helfen, ihre Kosten und Ressourcen besser zu verwalten und schneller auf Wachstumsmöglichkeiten und Veränderungen im Geschäftsumfeld zu reagieren. Invoice Processing bietet Unternehmen die Möglichkeit, sich einen Wettbewerbsvorteil zu sichern.
Ortsunabhängigkeit
Mit der Digitalisierung von Beschaffungs- und Buchhaltungsprozessen wird die Kreditorenbuchhaltung ortsunabhängig. Die Möglichkeit des Mobile Procurement bietet dem Einkauf grenzenlose Funktionalitäten – von der Bestellung über den Freigabe- und Wareneingangsprozess. Diese Funktion erlaubt es den Beschaffungsprozess einfach und mobil am Smartphone durchzuführen und gestaltet es ortsunabhängig. Darunter fällt auch das Invoice Processing, das genauso über ganzheitliche Procurement-Apps mobil und dezentral umgesetzt werden kann. Damit können die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung von jedem Ort aus mobil durchgeführt werden und ermöglicht den Mitarbeitern, von unterwegs oder von zu Hause aus zu arbeiten, was zu höherer Flexibilität und höherer Produktivität führt.
Durch die Ortsunabhängigkeit können Unternehmen auch die Zusammenarbeit verbessern, da Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus an einem gemeinsamen System arbeiten können. Prozesse werden schneller und effizienter abgewickelt werden, was die Arbeitsabläufe optimiert und die Mitarbeiter bestmöglich unterstützt, egal wo oder wann.
Höhere Datensicherheit
Digitale Systeme zur Rechnungsverarbeitung bieten eine höhere Sicherheit gegenüber physischen Dokumenten, da Daten verschlüsselt und in der Cloud gespeichert werden können. Dabei wird die Fehlerquote bei der Datenerfassung und -verarbeitung reduziert, während zugleich das Risiko von Datenverlusten und -lecks verringert wird. Digitale Workflows können die Sicherheit erhöhen, indem sie den Zugriff auf vertrauliche Informationen einschränken und die Nutzung durch autorisierte Benutzer überwachen. Durch den Einsatz von Verschlüsselungstechnologien und anderen Sicherheitsmaßnahmen wird auch sichergestellt, dass Daten während der Übertragung und Speicherung geschützt sind. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung trägt somit durch die Digitalisierung zu einer größeren Datensicherheit bei, was für Unternehmen jeder Größe und Branche von großer Bedeutung ist.
Umweltfreundlichkeit
Die traditionelle Rechnungsverarbeitung auf Papier erzeugt große Mengen an Abfall und verursacht einen erheblichen ökologischen Fußabdruck. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Rechnungen stellt die Unternehmen zudem vor das Problem, Stauraum und Platz für Rechnungen der letzten zehn Jahre zu finden. Die Umstellung auf eine digitale Verarbeitung verhilft dabei, den Papierverbrauch drastisch zu reduzieren, sodass eine Automatisierung des Prozesses auch zum Umweltschutz beiträgt. Invoice Processing bietet also nicht nur zahlreiche ökologische Vorteile, die zur Wettbewerbsfähigkeit und wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens beitragen, sondern unterstützt auch dabei, nachhaltiger zu handeln.
Invoice Processing für Ihr Unternehmen
Eine erfolgreiche Umstellung auf digitale Prozesse kann für jedes Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Es ist jedoch unvermeidlich, dass sich Unternehmen in Richtung Digitalisierung bewegen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dieser Schritt in Richtung Digitalisierung ist keine Option mehr – es ist vielmehr eine Frage der Zeit, wann es tatsächlich umgesetzt wird. Das Invoice Processing bietet hier eine hervorragende Möglichkeit, die Beschaffungsaktivitäten zu digitalisieren und automatisierte Prozesse einzuführen. Die Vorteile sind zahlreich, einschließlich der Produktivitätssteigerungen, der besseren Skalierbarkeit und der erhöhten Sicherheit. Unternehmen, die sich diesen Potenzialen nicht öffnen, werden im Wettbewerb zunehmend zurückfallen und an Marktfähigkeit verlieren.
