Risikomanagement ohne E-Procurement-Systeme: Die versteckten Gefahren des Einkaufs
Der Einkauf ist ein fester Bestandteil in jedem Unternehmen. Hier steht nicht nur die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen im Vordergrund, sondern auch die Sicherstellung der Qualität und der Wirtschaftlichkeit. Setzen Unternehmen keine E-Procurement-Systeme in ihrem Beschaffungsprozess ein, setzen sie sich erheblichen Risiken und Gefahren aus.
Risikomanagement durch E-Procurement-Systeme: Wie Unternehmen sich vor Gefahren schützen können
Der Einkauf ist ein fester Bestandteil in jedem Unternehmen. Hier steht nicht nur die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen im Vordergrund, sondern auch die Sicherstellung der Qualität und der Wirtschaftlichkeit. Setzen Unternehmen keine E-Procurement-Systeme in ihrem Beschaffungsprozess und damit kein systematisches Risikomanagement ein, setzen sie sich erheblichen Gefahren aus.
Die manuelle Beschaffung birgt eine Reihe von Herausforderungen, die zu Fehlern, Ineffizienz und Betrug führen können. Welchen konkreten Schwierigkeiten begegnen Unternehmen im Beschaffungsalltag? Wie erhöhen sich die Gefahren und wie kann durch den gezielten Einsatz von E-Procurement-Systemen das Risikomanagement optimiert und die Herausforderungen bewältigt werden?
Versorgungs- und Lieferantenausfallrisiken
Weltweite Pandemien, politische Spannungen und Naturkatastrophen setzen den Einkauf seit Jahren vor neue Herausforderungen. Daraus resultieren volatile Märkte, Lieferprobleme und Versorgungsengpässe, die Lieferketten erheblich beeinträchtigen. Der Beschaffer muss sich mit erhöhten Störanfälligkeiten auseinandersetzen, um den gewohnten Waren- und Materialfluss sicherzustellen.
In einer Studie des BCI ging hervor, dass über 37% der Störfaktoren einer Supply Chain von Unternehmen durch direkte Lieferanten beeinflusst werden. In diesem Fall spielt die Abhängigkeit von Lieferanten eine große Rolle. Kann ein Lieferant die Bestellung nicht liefern und damit nicht ausführen, so hat das erhebliche negative Folgen. Die Bindung an den Lieferanten bedeutet gleichzeitig, dass kaum für Ausweichmöglichkeiten gesorgt wurde, der Beschaffer steht unter dem Risiko, ebenso wie sein Lieferant auszufallen.
Die Lösung: Vordefinierte Notfallpläne versichern den Einkauf im Falle einer Krise. So können mögliche Risiken aufgezeigt werden, während zugleich Lösungen aufgezeigt werden. Notfälle werden nicht dem Zufall überlassen und werden stattdessen kurzfristig behandelt, um eine schnelle Lösung zu gewährleisten. Darüber hinaus werden die Auswirkungen von Notfällen minimiert, falls sie unvermeidbar sind, indem bereits vordefinierte Maßnahmen zur Risikobegrenzung und Notfallmanagement angewendet werden.
Werden Vorbeugemaßnahmen bereits während der Verhandlung mit potenziellen Lieferanten einbezogen, so spielt dies ebenso in den Notfallplan mit ein. Der Einkäufer schafft sich ein Sicherheitsnetz und versichert sich gegen mögliche Störfaktoren. Damit steigt die Versorgungssicherheit und Beschaffungsrisiken werden dank systematischem Risikomanagement minimiert.
Zudem kann es sinnvoll sein, Sicherheitslager anzulegen, um kritische Lagerbestände abzusichern. Hierfür wird das Lager aufgestockt, sodass kein Produktionsstillstand auftritt im Falle eines Lieferengpasses. Es darf jedoch nicht außer Acht gelassen werden, dass solche Lager eine Kapitalbindung voraussetzen. Dies tritt durch die Vorfinanzierung der Ware und die Lagerung dieser ein. Eine Abwägung der Vor- und Nachteile dieser Maßnahme ist erforderlich, um die richtige Entscheidung für den eigenen Beschaffungsprozess zu treffen.
Anstelle von Sicherheitslagern kann die Diversifikation der Lieferkette eine kosteneffektive Alternative darstellen. Statt die Lagerbestände aufzustocken, setzen Einkäufer auf zusätzliche Lieferanten, um ihre Abhängigkeit zu reduzieren und ihr Netzwerk zu erweitern. Eine regionale Diversifikation ist hierbei besonders wichtig, um eine Bindung an bestimmte geografische Gebiete zu vermeiden und im Falle von regionalen Versorgungsausfällen keine Probleme zu verursachen. Durch die Aufteilung der Beschaffung auf mehrere Quellen und Regionen sichert sich der Beschaffer ab. Bei der Suche nach Lieferanten können. E-Procurement-Systeme helfen, indem sie Ihnen ermöglichen, sich mithilfe von Procurement-Netzwerken mit potenziellen Lieferanten zu vernetzen. Mit digitalem Lieferantenmanagement können Sie Beziehungen systematisch pflegen und qualifizierte Lieferanten finden. Durch die Digitalisierung und Vernetzung aller lieferantenbezogenen Prozesse wird ein effizientes Lieferketten- und damit Risikomanagement gewährleistet.
Preisrisiken und fehlendes Vertragsmanagement
Ein Preisrisiko wird durch die Erhöhung der Warenpreise von Lieferanten hervorgerufen. Ziel der Beschaffung ist die Senkung der Kosten, um Ersparnisse zu erzielen. Treten jedoch Preiserhöhungen auf, so steht der Beschaffer vor der Aufgabe, dies abzuwehren. Problematisch wird die Abwehr, wenn eine zu große Abhängigkeit vom Lieferanten besteht. Damit zeigen Beschaffer einen Schwachpunkt und machen sich verletzlich, da sie keine Verhandlungsmacht aufweisen können – ein erhöhtes Preisrisiko ist hier die Folge. Zudem kann ohne vordefinierte Vertragsmanagement-Prozesse schnell die Kontrolle verloren gehen. Regeln und Erinnerungen im Vertragsmanagement gewährleisten, dass Einkäufer nie den Überblick über laufende Verträge verlieren. So beeinflussen Kündigungsfristen, Vertragsverlängerungen oder Vertragsbeendigungen die Versorgungssicherheit nicht!
Langfristige Rahmenverträge bieten hier die Möglichkeit, Vorbeugemaßnahmen gegen Preis- und Lieferrisiken zu ergreifen und somit die Liefersicherheit zu gewährleisten. Ein solcher Vertrag ist besonders sinnvoll, wenn über einen längeren Zeitraum Produkte von demselben Lieferanten gekauft werden. Darin sind im Normalfall grundlegende Regelungen festgelegt, die die Vorgehensweise bei Störungen, Haftungsfragen und der Beendigung des Vertragsverhältnisses definieren. Die Verwendung von Rahmenverträgen kann dazu beitragen, die Kosten und den Zeitaufwand bei zukünftigen Bestellungen zu reduzieren und somit die Effizienz zu steigern. Zudem können so Preisschwankungen abgefedert werden, da hier Einkäufer stabile Preise sicherstellen können. Für eine optimale Steuerung und Kontrolle von Verträgen ist es sinnvoll, eine Lösung im Contract Management einzusetzen. Hier erfahren Sie, wie Sie durch die Verwendung von vordefinierten Regeln und Erinnerungen durch Vertragsmanagement den Überblick über laufende Verträge behalten können und durch gezieltes Risikomanagement die Gefahren minimieren.
Lieferantenrisiko
Hier stehen Qualitätsmanagement und Risiken, die mit der Auswahl des Suppliers einhergehen, im Vordergrund. Der Beschaffer ist für die Suche der Lieferanten zuständig. In diesem Prozess werden die Richtlinien des Unternehmens bezüglich Compliance, Nachhaltigkeit und weiteren Risikofaktoren einbezogen. Unterliegt ein Supplier diesen Richtlinien nicht, so kann das Einfluss auf die komplette Beschaffung und das Unternehmen ausüben. Dementsprechend stellen die systematische Lieferantenauswahl und die Zusammenarbeit mit den Suppliern wichtige Bestandteile des Risikomanagements dar.
Regelmäßige Bewertungen und Evaluierungen von Lieferanten bieten eine sichere Grundlage, um ihre Leistung zu beurteilen und zu beobachten. Eine individuelle und effektive Lieferantenqualifizierung, die mit dynamischen Fragebögen kombiniert wird, hilft Einkaufsorganisationen, immer mit den richtigen Lieferanten zusammenzuarbeiten. Durch diese Maßnahmen können die Anzahl der nachhaltigen Lieferanten maximiert und Versorgungsengpässe vermieden werden. E-Procurement-Systeme bieten hierbei Unterstützung: Durch digitales Supplier Management werden Einkäufer und Lieferanten vernetzt und erhalten eine Plattform, die zum Austausch einlädt. So können Beschaffer Informationen über ihre Lieferanten abrufen, zusätzliche Auskünfte anfordern und potenzielle Lieferanten qualifizieren. Eine erfolgreiche Maßnahme, um das Lieferantenrisiko zu reduzieren!
Fehlender Überblick
Kenntnisse über den Bedarf, die eigenen Ausgaben und das Budget sind Voraussetzungen für fundierte Beschaffungsentscheidungen. Bei dezentraler Organisation des Einkaufs, unvollständigen Daten und ineffizientem Austausch im Beschaffungsteam kann kein Überblick geschaffen werden. Die Einhaltung der Strategie erweist sich damit als schwierig und behindert die Anpassung der Planung.
Unternehmen setzen häufig auf Beschaffungsanalysen, um mögliche Engpässe frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Dabei wird unter anderem untersucht, von welchen Lieferanten die Organisation abhängig ist und welche Risiken diese mit sich bringen. Darunter fallen Menschenrechtsverletzungen, schlechte Arbeitsbedingungen oder Umweltprobleme. Einkäufer können mithilfe von E-Procurement-Systemen individuelle Fragebögen erstellen, um die Lieferanten zu qualifizieren und deren Nachhaltigkeitspraktiken zu bewerten. Dadurch haben sie eine bessere Kontrolle über die Lieferanten und können Risiken in der Lieferkette reduzieren.
Compliance Risiken
Betrug im Einkaufsprozess stellt eine große Herausforderung dar. Maverick Buying, unzureichende Daten über Bestellungen und Minderwertigkeit von Waren sind nur wenige Fraud-Hinweise. Beeinflusst werden diese durch fehlende Transparenz, Auswahl von unzureichend qualifizierten Lieferanten und mangelnde Vorgaben im Einkauf, die das Risikomanagement schwierig gestalten. Damit verliert die Beschaffung die Chance, wirkungsvolles Lieferantenmanagement zu betreiben und macht sich damit zur Zielscheibe von Gefahren.
E-Procurement-Systeme bieten durch die Abdeckung des gesamten Beschaffungsprozesses mehr Transparenz im Einkauf. Ein digitaler Überblick über die Bedarfsanforderung, ausgewählte Lieferanten, Bestellungen, Rechnungen und eine Analyse dieser Daten gewährleisten, dass der Prozess nach den Richtlinien verläuft. So behält der Einkäufer stets die Kontrolle über seine Supplier, seine Bestellungen und stellt die Compliance im Unternehmen sicher.
Einfaches Risikomanagement durch E-Procurement: Ein Fazit zum sicheren und effizienten Einkauf der Zukunft!
Eine zuverlässige und sichere Lieferkette ist für jede Einkaufsorganisation unverzichtbar. Sie stellt sicher, dass Unternehmen stets Zugang zu den benötigten Rohstoffen, Waren oder Dienstleistungen hat. Wenn die Lieferkette gestört wird, kann dies zu erheblichen Problemen führen. Diese lassen sich jedoch eindämmen, indem auf verschiedene Maßnahmen gesetzt wird, die dabei helfen, Gefahren zu minimieren.
E-Procurement Suites stellen hierfür die Basis für das Risikomanagement im Einkauf und damit Erfolg und Effizienz im Alltag dar. Im Prozess kommen digitale Technologien zum Einsatz, die den Einkauf fördern. Dabei kann in jedem Schritt Optimierungspotenzial festgestellt werden – von der Bedarfsanforderung bis hin zur Ausgabenanalyse, jede Phase wird durch E-Procurement unterstützt. Sie spielen dementsprechend auch eine wichtige Rolle im Risikomanagement eines Unternehmens. E-Procurement Systeme arbeiten in der Lieferantenauswahl und -qualifizierung zu, entlasten Einkäufer im Vertragsmanagement und schenken Überblick im gesamten Beschaffungsprozess. Damit lassen sich die Gefahren im Einkauf einfach und digital erfassen, steuern und minimieren, während das Risikomanagement zum Kinderspiel wird.
Die All-in-One Procurement Suite von Onventis umfasst die Beschaffung vom Sourcing bis zur Zahlung und Beschaffungsanalyse. Das System kann signifikant unterstützen, Risiken in der Lieferkette zu begrenzen und die Beschaffungsprozesse zu optimieren. Die Digitalisierung vereinfacht den Beschaffungsalltag und macht das Risikomanagement zum Kinderspiel. So sind Sie für jedes Risiko gewappnet!
