KI im Rechnungswesen und Buchhaltung: Wie Künstliche Intelligenz die Finanzwelt verändert
Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert zahlreiche Branchen – und das Rechnungswesen ist keine Ausnahme. Sie trägt nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern auch zur Reduzierung von Fehlern und zur Automatisierung vieler Aufgaben, die früher von Menschen durchgeführt wurden. In diesem Blog gehen wir auf die Auswirkungen von KI auf das Rechnungswesen und die Buchhaltung ein und beantworten wichtige Fragen zur Rolle von KI in der Finanzwelt – und Sie erhalten einen kleinen Einblick in die Möglichkeiten der KI-Integration in das Rechnungswesen mit Onventis AI-Powered Invoice Coding!
Was ist Künstliche Intelligenz im Rechnungswesen?
Künstliche Intelligenz ist eine Technologie, die Maschinen und Computersystemen die Fähigkeit verleiht, Aufgaben auszuführen, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern und damit kognitive Kompetenzen imitieren.
Im Rechnungswesen kann KI dazu beitragen, große Datenmengen in kürzester Zeit zu analysieren und automatisierte Entscheidungen zu treffen. Durch maschinelles Lernen, eine Unterkategorie der KI, können Systeme aus früheren Daten lernen und ihre Prozesse kontinuierlich verbessern.
Speziell in der Rechnungsverarbeitung bietet KI enorme Potenziale, Ressourcen, Zeit und Personal zu sparen. Dabei geht es im Vordergrund vor allem um die Automatisierung aufwendiger manueller Prozesse, die zeitintensiv und repetitiv sind. Ziel ist es, den Arbeitsaufwand der Buchhalter in diesem Sinne zu reduzieren und Ressourcen freizusetzen, die dadurch anderweitig eingesetzt werden können.
Vorteile von KI in der Buchhaltung
Der vielleicht größte Vorteil von KI in der Buchhaltung liegt klar in der Automatisierung von Routineaufgaben. Viele Buchhalter verbringen einen Großteil ihrer Zeit mit der manuellen Eingabe von Daten, der Überprüfung von Rechnungen und der Erstellung von Berichten. Diese Aufgaben sind meist zeitaufwendig und stark fehleranfällig. KI-basierte Lösungen können diese Aufgaben allerdings übernehmen und deutlich schneller und präziser ausführen. Das spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren.
Manuelle Fehler sind in der Buchhaltung keine Seltenheit und können zu gravierenden Problemen führen, insbesondere wenn es um steuerliche oder rechtliche Angelegenheiten geht. KI-Systeme arbeiten jedoch mit einer Präzision, die die menschliche Leistung bei Weitem übertrifft. Durch die Verwendung von Algorithmen und automatisierten Prozessen werden Fehler auf ein Minimum reduziert, was sowohl Kosten als auch Risiken für Unternehmen senkt.
Die schnelle Verarbeitung und Auswertung von Daten ist ein weiterer Schlüsselaspekt, der die Effizienz der Buchhaltung durch KI erhöht. Was früher Tage oder Wochen dauerte, kann jetzt in wenigen Minuten erledigt werden. Dies ermöglicht fundierte Entscheidungen in Echtzeit zu treffen und Finanzen besser zu verwalten. Ob es sich um das Erstellen von Jahresabschlüssen oder das Verfolgen von Ausgaben handelt – KI sorgt für eine schnellere und genauere Buchhaltung ohne Abstriche.
Wird KI Buchhalter ersetzen?
Laut unserer Studie entscheiden sich 61,5% der Finanzteams zunehmend für die Automatisierung ihrer Rechnungsverarbeitung in den nächsten ein bis zwei Jahren, um die wachsende Menge an Rechnungen zu bewältigen und ihre Finanzstrategie neu auszurichten. Auch die kommende E-Rechnungspflicht beeinflusst diese Entscheidung signifikant (Source: Einkaufsbarometer Mittelstand 2024. Onventis, BME, ESB Business School Reutlingen).
Dennoch gibt es Bedenken: Eine der häufigsten Fragen im Zusammenhang mit der Einführung von KI in der Buchhaltung ist, ob KI-Buchhalter langfristig ersetzen werden. Die Antwort darauf ist nicht einfach, da es von den spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Buchhalters abhängt. Routineaufgaben wie die Dateneingabe, Rechnungsprüfung und grundlegende Berichterstellung können durch KI vollständig automatisiert werden. In diesen Bereichen ist der Bedarf an menschlicher Arbeitskraft bereits jetzt stark zurückgegangen, und dieser Trend wird sich in Zukunft wahrscheinlich fortsetzen.
Allerdings gibt es nach wie vor viele Bereiche, in denen menschliche Expertise unersetzlich ist. Komplexe Entscheidungen, strategische Finanzplanung und die Interpretation von Daten erfordern weiterhin menschliches Urteilsvermögen. KI kann zwar große Mengen an Daten analysieren, aber die Schlussfolgerungen und strategischen Entscheidungen daraus müssen weiterhin von Menschen getroffen werden. Ebenso bleiben Buchhalter wichtige Ansprechpartner für Fragen der Unternehmensführung, der internen Kontrolle und des Risikomanagements.
Der Bedarf an qualifizierten Fachkräften wird also nicht verschwinden. Vielmehr werden Buchhalter und Finanzexperten zunehmend Fähigkeiten in der Datenanalyse und der Arbeit mit KI-Tools entwickeln müssen. Der Fokus wird sich auf strategische und beratende Tätigkeiten verlagern, während KI die operativen und datenintensiven Aufgaben übernimmt. Künstliche Intelligenz kann also nie völlig ohne menschliches Eingreifen arbeiten – sie kann zwar automatisieren, aber ohne menschliche Ethik, Kontext und Kontrolle bleibt sie eine Maschine ohne Weisheit.
AI-Powered Invoice Coding mit Onventis: Was genau übernimmt die KI jetzt?
Dass KI Routineaufgaben übernehmen kann, ist allgemein bekannt. Doch wie genau funktioniert dieser Prozess? Im Mittelpunkt stehen die intelligente Rechnungserkennung und die automatisierte Kontierung. Um dies zu ermöglichen, wird bspw. die KI im Onventis System mit historischen Daten trainiert. Diese Daten dienen als Grundlage, um der KI zu zeigen, wie verschiedene Rechnungen korrekt kontiert werden sollen. Wichtig hierbei ist: Eine KI lernt nicht ohne menschlichen Eingriff. In der Trainingsphase analysiert die KI vergangene Rechnungsvorgänge, um die Buchhaltungspraktiken des Unternehmens zu verstehen und anzuwenden, der Buchhalter muss diese berichtigen.
- Der Prozess beginnt mit dem Import der Rechnung. Sobald die Rechnung eingegangen ist, wird sie an die KI gesendet, die sie zunächst entschlüsselt und alle relevanten Daten extrahiert.
- Anschließend erfolgt die Kontierung durch die KI auf Positionsebene, h. jede Rechnungsposition wird automatisch auf die entsprechenden Kostenstellen, Dimensionen und Konten verteilt.
- Sobald die Kontierung abgeschlossen ist, ist die Rechnung vollständig kontiert und kann zur Bezahlung freigegeben werden.
Der größte Vorteil? Zeitaufwand: Kaum bis keiner! Onventis AI-Powered Invoice Coding übernimmt den gesamten Prozess von der Datenerfassung bis zur finalen Kontierung und Freigabe der Rechnung, wodurch menschliche Eingriffe nahezu überflüssig werden. Diese Automatisierung steigert nicht nur die Effizienz, sondern minimiert auch Fehler, da der gesamte Ablauf in Echtzeit und mit höchster Präzision erfolgt. Je mehr die KI dazulernt, desto höher wird der Automatisierungsgrad.
Webinaraufzeichnung
Die detaillierte Funktionsweise des AI-Powered Invoice Coding Features erläutert Dolf van den Boorn, Head of Product Management bei Onventis, ausführlich in unserem kostenfreien Webinar.
Zukunft von KI im Rechnungswesen: Was erwartet uns?
Künstliche Intelligenz verändert die Art und Weise, wie Buchhaltung und Rechnungswesen betrieben werden. Von der Automatisierung routinemäßiger Aufgaben bis hin zur Verbesserung der Datenanalyse bietet KI eine Vielzahl von Vorteilen, die zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und Genauigkeit führen. Während einige Aufgaben vollständig von KI übernommen werden können, bleibt die menschliche Expertise in vielen Bereichen unersetzlich. Die Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine wird die Zukunft des Rechnungswesens prägen und Unternehmen dabei helfen, agiler und erfolgreicher zu agieren.
Unternehmen, die frühzeitig auf KI-Lösungen setzen, werden ihre internen Abläufe optimieren und sich gleichzeitig auch besser auf die Herausforderungen der Finanzweltvorbereiten können. Die Zukunft des Rechnungswesens ist hybrid – eine Mischung aus Technologie und menschlichem Know-how, die gemeinsam das Beste aus beiden Welten vereint.
