Guided Buying: Geführter Beschaffungsprozess
Kennen Sie das auch? Eigentlich sollte ja nur schnell noch Nachschub für die Druckerpatronen bestellt werden. Aber dank des unübersichtlichen Kataloges und den neuen Anforderungen bei der Lieferantenauswahl dauert es mal wieder ewig…
Die Beschaffung in Unternehmen kann eine komplexe Angelegenheit sein. Oftmals sind zahlreiche Freigabeprozesse und Richtlinien zu beachten, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Hier kommt “Guided Buying” ins Spiel, eine moderne Lösung, die den Beschaffungsprozess revolutioniert und optimiert.
Guided Buying: Geführter Beschaffungsprozesss
Kennen Sie das auch? Eigentlich sollte ja nur schnell noch Nachschub für die Druckerpatronen bestellt werden. Aber dank des unübersichtlichen Kataloges und den neuen Anforderungen bei der Lieferantenauswahl dauert es mal wieder ewig…
Richtlinienkonforme Bestellungen für ein Unternehmen aufzugeben ist nicht immer einfach und kann viel Zeit und Nerven kosten. Die Beschaffung in Unternehmen kann eine komplexe Angelegenheit sein. Oftmals sind zahlreiche Freigabeprozesse und Richtlinien zu beachten, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Dies kann zu Verzögerungen und Unannehmlichkeiten führen. Hier kommt “Guided Buying” ins Spiel, eine moderne Lösung, die den Beschaffungsprozess revolutioniert und optimiert.
Was ist Guided Buying?
Guided Buying ist das Prinzip, Mitarbeiter durch den Einkaufsprozess zu führen, indem der Katalog individuell an eine Person oder sogar eine Gruppe von Personen angepasst wird. Mit steigender Komplexität der Beschaffungsaktivitäten durch Einkaufskostenlimits, bevorzugte Lieferanten und Rahmenverträge steigt der Bedarf nach effizienten Einkaufsprozessen. Guided Buying gewährleistet die strikte Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und ermöglicht einen einfachen Zugang zu anderen administrativen Prozessen in Unternehmen.
Meldet sich ein Nutzer im E-Procurement-System an, werden ihm verschiedene Kacheln angezeigt, die auf den jeweiligen User abgestimmt sind. Jeder Mitarbeiter kann auf diese Kachel klicken und eine compliance-konforme Bestellung aufgeben, indem ihm der Weg von der Suche nach dem Produkt bis zur Bestellung gelegt wird. Guided Buying ist ein leistungsfähiges Werkzeug, das den Beschaffungsprozess optimiert und gleichzeitig die Einhaltung von Richtlinien sicherstellt. Es revolutioniert den Einkauf, indem es die Beschaffungsprozesse effizienter und bequemer gestaltet, während langfristig Kosten eingespart werden.
Was spricht für Guided Buying in Unternehmen?
Guided Buying bietet in Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen im Bereich der Beschaffung und kann zu einer effizienteren und kosteneffektiveren Beschaffungsstrategie beitragen. Hier sind einige der wichtigsten Gründe, die für die Implementierung von Guided Buying sprechen:
- Benutzerfreundlichkeit: Guided Buying erleichtert den Beschaffungsprozess für die Mitarbeiter erheblich, indem es eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche bietet. Durch klare Richtlinien und Empfehlungen werden Benutzer bei ihren Einkäufen unterstützt, was zu einer verbesserten Benutzererfahrung führt. Dies trägt gleichzeitig dazu bei, die User auf der E-Procurement-Plattform zu behalten und keine Einkäufe zu tätigen, ohne dabei die Einkaufsorganisation einzubeziehen.
- Compliance: Guided Buying ermöglicht es Unternehmen, Compliance-Richtlinien besser durchzusetzen. Indem vordefinierte Kataloge und Lieferanten eingeführt werden, kann sichergestellt werden, dass Einkäufe den vorgegebenen Richtlinien entsprechen. Dies minimiert das Risiko von Verstößen gegen interne und externe Vorschriften.
- Kosteneinsparungen: Maverick Buying stellt ein kostspieliges Problem in der Beschaffung dar. Durch Einkäufe, bei denen die Einkaufsabteilung nicht einbezogen wird, werden die Kosten in die Höhe getrieben. Grund hierfür sind u. a. die Nichtnutzung von ausgehandelten Lieferantenverträgen und fehlende Mengenrabatte. Mit der Lenkung der Einkäufe zu bevorzugten Lieferanten oder zu bereits verhandelten Verträgen können Unternehmen bessere Konditionen aushandeln und diese sich zunutze machen. Damit erzielen sie Kostenersparnisse und decken Einsparpotenziale auf, während gleichzeitig unkontrollierter Einkauf vermieden wird.
- Effizienzsteigerung: Der Grund für Maverick Buying sind oftmals langwierige und komplexe Prozesse, die das Einkaufserlebnis beeinflussen. Die Automatisierung von Beschaffungsprozessen und die Nutzung von Guided Buying können die Effizienz maximal steigern, indem der manuelle Arbeitsaufwand reduziert, der gesamte Beschaffungszyklus beschleunigt und Fehler durch standardisierte Abläufe minimiert werden. So verläuft der Einkaufsprozess gezielter, schnell und effektiver!
- Transparenz: Guided Buying bietet eine transparente Sicht auf den gesamten Beschaffungsprozess. Indem der Beschaffungsprozess klar vorgegeben wir, weichen Mitarbeiter weniger davon ab, sodass alle Einkäufe regelkonform erfasst werden. Dies ermöglicht es Unternehmen, den Überblick über Ausgaben zu behalten, Analysen durchzuführen und fundierte Entscheidungen für zukünftige Beschaffungsstrategien zu treffen.
- Lieferantenmanagement: Durch die Lenkung von Einkäufen zu bevorzugten Lieferanten kann die Zusammenarbeit mit strategisch wichtigen Lieferanten gestärkt werden. Nutzer kaufen so nur bei geprüften und ausgewählten Lieferanten ein, was die Maverick Buying Quote signifikant senken und langfristige Partnerschaften stärken kann, um zugleich die Verhandlungsposition des Unternehmens zu verbessern.
Wie Onventis ein geführtes Einkaufserlebnis schafft
Mit der Onventis All-in-One Procurement Software schafft das Unternehmen ein ganzheitliches, digitales und geführtes Einkaufserlebnis für alle Mitarbeiter einer Organisation. Guided Buying im System ermöglicht es, die Leute durch intern erstellte und geprüfte Kataloge zu führen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter nicht an der Einkaufsorganisation vorbei einkaufen. So funktioniert es:
- Individuelle Kataloge: Mit der Einführung der Software werden bereits mit dem Einkaufsteam die Kataloge bestimmt und Lieferanten eingebunden. Mit der Zeit wachsen die Kataloge und damit das Sortiment für die Nutzer, sodass sie alles im System finden, was benötigt wird. Diese Kataloge können im nächsten Schritt weiter angepasst werden, damit die User durch das System geführt werden und so den vereinfachten Einkaufsprozess erleben.
- Kategorisierung und Anpassung der Kataloge: Wenn sich ein Mitarbeiter im System anmeldet, der nicht der Einkaufsabteilung angehört, wird ihm ein spezieller “Guided Buying” Katalog präsentiert. Dieser Katalog ist darauf ausgerichtet, den Mitarbeiter mithilfe von Verzeichnissen und Bündelung durch das Angebot zu führen und ihn zielsicher zu seinem gewünschten Produkt oder seiner Dienstleistung zu leiten. Das Hauptziel besteht darin, den Nutzer innerhalb der Software zu halten und ihn dazu zu motivieren, bei geprüften Lieferanten innerhalb der verhandelten Verträge einzukaufen. Die Kategorisierung erfolgt dabei anhand verschiedener Kriterien oder Verzeichnisse, die individuell vom Unternehmen definiert werden können.
- Anfrageformulare: Sollte der Nutzer den gewünschten Artikel nicht im Katalog finden, besteht die Möglichkeit, ein Freitextformular an die Einkaufsabteilung zu senden. Diese Formulare können ebenfalls, wie ein Katalog strukturiert, und nach Themen kategorisiert werden. Sucht ein Nutzer beispielsweise nach Schulungen, Trainings oder Workshops und füllt das entsprechende Anfrageformular aus, wird dieses dann an die zuständige Einkaufsabteilung gesendet und dort als Bedarf erfasst, damit sich die Abteilung um die Beschaffung kümmern kann. So erhält der User sein gewünschtes Produkt oder Dienstleistung mit der Freigabe der Einkaufsabteilung.
- Integration mit Amazon Business: Um die internen Kataloge zu erweitern, ermöglicht Onventis die Suche und Bestellung über Amazon Business. Die Software verbindet sich mit dem Amazon Business Account und tätigt die Bestellung der Güter aus Amazon Business direkt im Onventis System. Damit wird sichergestellt, dass die User auf der Plattform bleiben und dennoch auf gängigen Plattformen wie Amazon Business beschaffen können.
Onventis setzt also alles darauf, den Usern den Einkaufsprozess so einfach wie möglich zu gestalten und gleichzeitig die Compliance-Richtlinien einzuhalten. User bleiben auf der Software und kaufen nicht einfach irgendwo ein, sondern halten sich an die Regeln, die der Einkauf aufstellt.
Vereinbaren Sie einen Demo-Termin, um mehr über unser geführtes Einkaufserlebnis zu erfahren und die Effizienz Ihrer Beschaffung zu steigern!
