E-Rechnung im B2B-Sektor: Umfassende Vorteile elektronischer Rechnungen für Unternehmen
Die verpflichtende Einführung von E-Rechnungen im B2B-Bereich, basierend auf dem Wachstumschancengesetz, markiert einen wichtigen Wendepunkt in der digitalen Transformation von Unternehmen. In diesem Blog beleuchten wir die Gründe, warum Unternehmen die E-Rechnungspflicht als Stepping Stone in die Richtung einer digitalisierten und effizienten Kreditorenbuchhaltung sehen sollten und wie sie das Gesetz für sich nutzen können.
E-Rechnung im B2B-Sektor
Die verpflichtende Einführung von E-Rechnungen im B2B-Bereich, basierend auf dem Wachstumschancengesetz, markiert einen wichtigen Wendepunkt in der digitalen Transformation von Unternehmen. Diese gesetzliche Regelung ist jedoch nur der Beginn eines umfassenden Optimierungsprozesses, der weit über die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben hinausgeht. Der Wechsel zur elektronischen Rechnungsstellung bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die von signifikanten Effizienzsteigerungen bis hin zu beträchtlichen Kosteneinsparungen reichen.
In diesem Blog beleuchten wir die Gründe, warum Unternehmen die E-Rechnungspflicht als Stepping Stone in die Richtung einer digitalisierten und effizienten Kreditorenbuchhaltung sehen sollten und wie sie das Gesetz für sich nutzen können.
Verpflichtende Einführung von E-Invoicing: Detaillierte Vorteile der E-Rechnung
Mit der gesetzlichen Einführung des E-Invoicing ab Januar 2027 für größere Unternehmen und ab Januar 2028 auch für kleinere Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 800.000 €, ist es essenziell für alle Wirtschaftsakteure, sich auf die digitalen Veränderungen einzustellen. Die stufenweise Implementierung der Regelungen dient dazu, den Übergang für alle Beteiligten zu erleichtern und die Akzeptanz zu fördern.
Unternehmen, die den Umstieg auf digitale Rechnungsprozesse vorzeitig in Angriff nehmen, positionieren sich vorteilhaft gegenüber Wettbewerbern, indem sie nicht nur rechtliche Anforderungen erfüllen, sondern auch Effizienz und operative Leistung steigern. Die Einführung von E-Invoicing sollte daher als integraler Bestandteil der Unternehmensstrategie betrachtet werden, der weit über eine einfache Compliance-Anforderung hinausgeht.
E-Rechnungspflicht: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Um den Überblick über die Anforderungen, denen Unternehmen gerecht werden müssen, zu behalten, haben wir in diesem Blogbeitrag die zentralen Informationen zur E-Rechnungspflicht zusammengefasst. Es ist von enormer…
Alles Wissenswerte zur E-Rechnungspflicht – übersichtlich und kompakt
Optimierung von Effizienz und Kostenreduktion
Die Umstellung auf E-Invoicing ermöglicht eine erhebliche Reduktion des manuellen Bearbeitungsaufwands. E-Rechnungen werden direkt in die ERP-Systeme integriert, was die Notwendigkeit manueller Eingriffe eliminiert und den gesamten Prozess beschleunigt. Studien zeigen, dass Unternehmen, die auf automatisierte Rechnungsverarbeitung umstellen, bis zu 70% ihrer Kosten im Vergleich zu traditionellen Verarbeitungsmethoden einsparen können. Durch die Verringerung des Zeitaufwands für die Rechnungsbearbeitung können Mitarbeiter sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren und die Unternehmensproduktivität steigern.
Zudem ergibt sich eine direkte Kostenersparnis durch die Freisetzung von Ressourcen – Finanzteams können ihre Aufgaben strategisch ausrichten und sich den Themen widmen, die durch den hohen Aufwand manueller Prozesse in den Hintergrund rücken. Die erhöhte Produktivität ermöglicht es, den Workload zu erweitern, ohne dabei insgesamt mehr Zeit für die Aufgaben aufzuwenden.
Rotterdam Harbour Holding (RHH) setzt seit 2011 auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung durch Onventis. Als großes und internationales Unternehmen verfügt es über eine hohe Anzahl an Einkaufsrechnungen mit einer entsprechend hohen Komplexität – mit einem hohen Rechnungsvolumen, unterschiedlichen Rechnungsformate und dem Druck, Rechnungen schnell zu verarbeiten, um eine pünktliche Zahlung sicherzustellen, stand die RHH vor der Herausforderung, seine Rechnungsverarbeitung so einfach und rational wie möglich zu gestalten.
Um diese Herausforderungen anzugehen, arbeitet die RHH mit Onventis zusammen. Zu diesem Zweck ist die Onventis Invoice Processing-Lösung hochgradig in die IT-Landschaft von RHH integriert, was zu einem reibungslosen Prozess führt. Das Ergebnis: RHH verarbeitet jährlich über 111.000 Rechnungen mit nur 1,5 FTE!
Verbesserung der Zahlungsprozesse und Liquidität
Die sofortige elektronische Übermittlung von Rechnungen beschleunigt den Zahlungsprozess immens, was die Durchlaufzeiten verkürzt und die Liquidität verbessert. Dies ist besonders vorteilhaft in Zeiten finanzieller Unsicherheit, da Unternehmen schneller auf ihr Kapital zugreifen können. Zudem verringert die schnelle Rechnungsstellung das Risiko von Zahlungsverzögerungen und verbessert die Kundenbeziehungen durch professionelle und effiziente Prozesse.
Reduktion von Fehlerraten und verbesserte Compliance
Die automatische Verarbeitung von E-Rechnungen reduziert das Risiko von Eingabefehlern signifikant. Jeder Fehler in der Rechnungsverarbeitung kann zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten führen. Durch die Digitalisierung wird auch die Einhaltung von Vorschriften vereinfacht, da digitale Rechnungen leichter zu archivieren und zu verwalten sind, was die Compliance mit steuerrechtlichen und finanziellen Vorschriften unterstützt.
Hilton Food Group, langjähriger Onventis-Kunde, hat mit der Implementierung der Onventis AP Automation Suite eine beeindruckende Effizienzsteigerung erzielt: 80% ihrer Rechnungen werden jetzt vollautomatisch verarbeitet, was menschliches Eingreifen überflüssig macht. Bei einem Durchsatz von 500 Rechnungen pro Woche bedeutet das, dass mehr als 400 Rechnungen ohne jegliche manuelle Bearbeitung verarbeitet werden können. Hilton profitiert somit von der Automatisierung und reduziert die Fehler in der Rechnungsverarbeitung nachhaltig.
Ein weiterer Pluspunkt der automatisierten Rechnungsverarbeitung und Nutzung von E-Invoices ist die Einhaltung von Compliance, da elektronische Rechnungen leichter zu archivieren und zu prüfen sind. Dies minimiert das Risiko von Fehlern und Betrug, indem es eine nahtlose, nachvollziehbare Dokumentation des gesamten Rechnungsverkehrs ermöglicht.
Nachhaltigkeit und Umweltschutz
Die Reduktion des Papierverbrauchs durch E-Invoicing trägt direkt zu den Umweltzielen eines Unternehmens bei. Weniger Papierverbrauch bedeutet nicht nur geringere Kosten, sondern auch einen kleineren ökologischen Fußabdruck zu erzielen. In einer Zeit, in der Nachhaltigkeit und Umweltschutz zunehmend wichtiger werden, ist dies ein nicht zu unterschätzender Vorteil.
Übergangsphase: PDF- und Papier-Rechnungen digital verarbeiten
Die Einführung der E-Rechnungspflicht zwingt Unternehmen zunehmend zur Adoption digitaler Rechnungsverarbeitungssysteme für E-Invoices. Während des Übergangszeitraums von 2025 bis 2028 werden flexible Regelungen greifen, die einen sanfteren Übergang zur vollständigen digitalen Rechnungsstellung ermöglichen. In dieser Phase können Unternehmen, abhängig von ihrer Größe und mit Zustimmung des Rechnungsempfängers, weiterhin traditionelle Papier- oder PDF-Rechnungen neben der E-Rechnung verwenden.
Um die Zeit bis zur vollständigen Umstellung effektiv zu nutzen und eine reibungslose Überführung zu gewährleisten, ist eine duale Strategie erforderlich. Es wird empfohlen, eine einheitliche und harmonisierte Rechnungsverarbeitung anzustreben, indem sowohl Papier-, PDF- als auch E-Rechnungen elektronisch verarbeitet werden.
Die Onventis Invoice Processing Lösung ermöglicht genau dies, indem sie strukturierte XRechnungen UND digitale bzw. gescannte Papierrechnungen verarbeitet. Jede Rechnung wird systematisch erfasst und abgeglichen. Moderne Technologien und Algorithmen extrahieren dabei die relevanten Daten aus den Rechnungen und bereiten sie für die weitere Verarbeitung vor. Bei PDF- oder Papierrechnung greift hierfür unsere OCR-as-a-Service-Funktion, um den Text der Invoices sicher und zuverlässig zu erfassen. Diese technologischen Fortschritte ermöglichen sowohl eine effiziente Nutzung der Vorteile digitaler Rechnungsverarbeitung, unabhängig vom Format der Rechnung.
Im Kontext einer umfassenden digitalen Transformation eröffnen solche Systeme die Möglichkeit, fortschrittliche Analysen durchzuführen und wertvolle Einblicke in die finanzielle Performance zu gewinnen. Unternehmen, die diese Technologien implementieren, positionieren sich daher an der Spitze der digitalen Innovation, verbessern ihre Wettbewerbsfähigkeit und erhöhen ihre Marktflexibilität durch eine robuste, skalierbare und zukunftsfähige Rechnungsverarbeitungsinfrastruktur.
Auch die RHH setzt auf OCR-as-a-Service. Als internationales Unternehmen erhält es Rechnungen in unterschiedlichen Formaten und unbekannten Zeichen aus der ganzen Welt. Darüber hinaus enthalten die Rechnungen häufig zusätzliche Seiten mit relevanten Informationen für den Verarbeitungsprozess und jeder Lieferant arbeitet mit seinem eigenen Rechnungsformat. Das bedeutet, dass viele komplexe Rechnungen eingehen und es nicht einfach ist, die richtigen Daten zu finden. Es würde viel Zeit kosten, alle Rechnungen manuell durchzugehen und sie mit der Bestellung abzugleichen. Deshalb nutzt RHH die OCR-Technologie, um auch zusätzliche Felder auf der Rechnung zu erkennen und den Prozess so automatisiert wie möglich zu gestalten, unabhängig vom eingehenden Rechnungsformat.
Technologien für die E-Rechnungspflicht
Die Einführung der E-Rechnung im B2B-Sektor markiert einen signifikanten Schritt in der digitalen Transformation von Unternehmen und bietet weit mehr als nur eine Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Dieser Blog hat dargelegt, wie die Verpflichtung zur E-Rechnung Unternehmen nicht nur zur Compliance zwingt, sondern auch beträchtliche operative Vorteile mit sich bringt, von Effizienzsteigerungen über Kostensenkungen bis hin zur Optimierung der Zahlungsprozesse und Liquidität.
Mit dem Übergangszeitraum bis 2028 bietet sich Unternehmen die einzigartige Gelegenheit, ihre Systeme und Prozesse frühzeitig anzupassen und sich so einen entscheidenden Vorteil im Wettbewerb zu sichern. Die Onventis Invoice Processing Lösung spielt dabei eine zentrale Rolle, indem sie eine flexible und effiziente Verarbeitung aller Rechnungsformate – von Papier über PDF bis hin zu elektronischen Rechnungen – ermöglicht. Dies nicht nur zur Einhaltung der neuen Vorschriften, sondern auch zur Steigerung der Gesamtproduktivität und zur strategischen Neuausrichtung der Finanzteams.
Zusätzlich unterstützt die digitale Rechnungsverarbeitung eine nachhaltige Unternehmensführung, reduziert den ökologischen Fußabdruck und trägt somit zu den Umweltzielen bei. Die Implementierung der E-Rechnung sollte daher nicht als bürokratische Notwendigkeit, sondern als strategische Entscheidung zur Förderung der digitalen Innovation und zur Sicherung der zukünftigen Wettbewerbsfähigkeit betrachtet werden. Unternehmen, die diese Transformation jetzt angehen, positionieren sich ideal, um von den umfassenden Vorteilen einer digitalisierten Rechnungsverarbeitung zu profitieren und ihre Marktflexibilität in einer sich schnell verändernden Wirtschaftslandschaft zu erhöhen.
Wir wissen aber, dass die Vorteile einer Software allein nicht reichen. Die Umstellung auf eine automatisierte Lösung stellt eine Herausforderung dar, da der Auswahl und Implementierungsprozess einer Lösung nicht von heute auf morgen geschieht. Wir haben hierfür ein Whitepaper zusammengestellt, um die digitale Transformation des Rechnungsprozesses so einfach wie möglich zu gestalten. Das Whitepaper zielt darauf ab, ein klares und umfassendes Informationszentrum bereitzustellen, das sämtliche wesentliche Aspekte der Digitalisierung von Rechnungsvearbeitungsprozessen detailliert darlegt. Darin finden Sie essenzielle Tipps und Tricks, um Ihre Rechnungsverarbeitung zukunftssicher zu gestalten. Jetzt herunterladen und den Papierkrieg in einen schlanken Invoice-to-Pay-Prozess verwandeln!
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