Was plant der Einkauf? Beschaffungsprozesse optimieren und den Einkauf zukunftssicher ausrichten
Strategien zur Prozessoptimierung im Einkauf sind nicht nur eine Reaktion auf aktuelle Herausforderungen, sondern auch ein wichtiger Schritt in eine zukunftsorientierte Arbeitsweise. In diesem Blog erläutern wir genau diese Strategien, um Ihnen zu zeigen, wie Sie Ihre Beschaffungsprozesse optimieren können und auf Ihrem Weg zur digitalen Transformation erfolgreich sein können.
Beschaffungsprozesse optimieren und den Einkauf zukunftssicher ausrichten
Einkauf ist der Motor, der sicherstellt, dass Produktion und Betrieb stets mit den benötigten Gütern versorgt sind. Effektive und effiziente Beschaffung ist der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens. Ohne sie würde alles stillstehen. Angesichts der rasanten Digitalisierung erlebt der Einkauf derzeit eine Revolution: Manuelle Methoden sind veraltet, digitale Prozesse beschleunigen die Abläufe, reduzieren Fehler durch Automatisierung und bringen mehr Transparenz in die Beschaffungsprozesse. Diese Transparenz ermöglicht es Unternehmen, informierte Entscheidungen zu treffen und schneller auf Marktveränderungen zu reagieren.
Strategien zur Prozessoptimierung im Einkauf sind nicht nur eine Reaktion auf aktuelle Herausforderungen, sondern auch ein wichtiger Schritt in eine zukunftsorientierte Arbeitsweise. In diesem Blog erläutern wir genau diese Strategien, um Ihnen zu zeigen, wie Sie Ihre Beschaffungsprozesse optimieren können und auf Ihrem Weg zur digitalen Transformation erfolgreich sein können.
Die Notwendigkeit der Optimierung
Laut mittelständischen Beschaffungsteams liegt der Schlüssel zu einem widerstandsfähigen und zukunftsfähigen Einkauf in der Optimierung der Bestellabwicklung und der Prozessautomatisierung. Im Rahmen unserer jährlichen Studie, die wir gemeinsam mit dem BME und der ESB Business School organisieren, erheben wir Informationen, um ein aktuelles Bild der Beschaffungsdigitalisierung in Unternehmen der DACH-Region zu ermitteln. Ziel ist es, die jetzige und zukünftige Digitalisierungsagenda gemäß den aktuellen Trends und Regularien zu beleuchten.
Ein interessantes Ergebnis zeigte sich in der Frage, welche Maßnahmen der Einkauf innerhalb des nächsten Jahres plant. Hier gaben die Befragten an, dass Kostensenkungsmaßnahmen im Vordergrund aller Pläne stehen und damit auf der Prioritätenliste der Mittelständler und KMU ganz oben ist. Zusätzlich wurde deutlich, dass mittelständische Unternehmen die Digitalisierung vorantreiben, um in erster Linie Prozesskosten zu senken und Automatisierung in ihre Einkaufsprozesse zu integrieren.
Studie: Versorgungssicherheit in Zeiten multipler Krisen
Im Zeitraum von April bis Mai 2023 untersuchten wir das Spannungsfeld zwischen Digitalisierungsaktivitäten und der langfristigen Stabilisierung von Lieferketten in Einkaufsorganisationen der DACH-Region.
Wichtig zu wissen: Die Digitalisierung ist der erste Schritt zu einer optimierten Beschaffung, um Zeit, Kosten und Stress zu sparen. Denn nur durch Optimierungen können Effizienzsteigerungen erzielt, Produktivität erhöht und gleichzeitig Kostensenkungen umgesetzt werden.
Doch wie setzen Sie das konkret um? Wir haben einige praktische Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihre Beschaffungsprozesse auf das nächste Level zu bringen und Ihre Digitalisierungsziele zu erreichen:
- Etablierung von zentralisierter Beschaffung: Durch die Zentralisierung des Einkaufs können Unternehmen von Skaleneffekten profitieren. Große Mengen an Waren oder Dienstleistungen zu beschaffen, ermöglicht es, bessere Preise zu verhandeln und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Diese Strategie kann auch zu einer besseren Standardisierung und einer effizienteren Lieferantenverwaltung führen.
- Nutzung von Just-in-Time (JIT) Beschaffung: JIT ist eine Strategie, bei der Materialien oder Waren genau zum Zeitpunkt der Produktion oder Nutzung geliefert werden. Dies hilft, Lagerhaltungskosten zu reduzieren und den Materialfluss zu optimieren. Unternehmen, die JIT verwenden, können den Platzbedarf für Lagerung verringern, dadurch Kosten sparen und gleichzeitig das Risiko von Überbeständen minimieren. Dies erfordert allerdings einen intensiven Datenaustausch zwischen Einkäufer und Lieferant, der auf einer reibungslosen Kommunikation zwischen allen Parteien voraussetzt.
- Aufbau strategischer Lieferantenbeziehungen: Langfristige Partnerschaften mit Lieferanten bieten Vorteile wie eine höhere Versorgungsqualität und stabilere Preise. Solche Beziehungen ermöglichen es Unternehmen, ein besseres Verständnis für die Lieferkette zu entwickeln, was sich positiv auf die Lieferkettensicherheit auswirken kann. Unternehmen können durch diese Beziehungen auch gemeinsam mit Lieferanten innovative Lösungen entwickeln. Gerade mit dem JIT-Konzept sind sichere und strategische Beziehung zu Zulieferern essenziell, um den Materialfluss maximal zu optimieren.
- Analyse und Optimierung durch Datenanalytik: Die Verwendung von Datenanalytik ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Durch die Analyse von Beschaffungsmustern können Prozessschwachstellen identifiziert und Optimierungspotenziale erkannt werden. Dies führt zu verbesserten Prozessen, Kostenreduzierung und höherer Effizienz.
- Fortbildung und Einbindung der Mitarbeiter: Die Rolle der Mitarbeiter in der Beschaffung ist entscheidend. Regelmäßige Schulungen sorgen dafür, dass das Personal über aktuelle Best Practices informiert ist. Die Einbindung der Mitarbeiter in den Optimierungsprozess kann deren Motivation steigern und die Akzeptanz von Veränderungen erhöhen. Eine gute Kommunikation zwischen den Teams stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und effektiv zusammenarbeiten können. Zudem stellt dies sicher, dass sie stets über aktuelle Einkaufsrichtlinien informiert sind und damit Maverick Buying (Waren und Dienstleistungen außerhalb oder parallel zum etablierten Beschaffungsprozess erwerben) verhindert werden kann. Das Ergebnis: Kosteneinsparungen und Reduktion der Compliance-Verstöße!
Beschaffungsprozesse digitalisieren: Mit Automatisierung Zeit, Kosten und Stress sparen
Unternehmen sind ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, ihre Abläufe zu optimieren und ihre Ergebnisse zu verbessern. Eine besonders vielversprechende Möglichkeit zur Steigerung der Effizienz liegt in der…
Technologien und ihre Rolle bei der Beschaffungsoptimierung
Implementierung von E-Procurement-Systemen
Der vielleicht wichtigste Bestandteil einer optimierten Beschaffung ist die Digitalisierung. Genauer gesagt geht es um die Implementierung von E-Procurement-Systemen, die den Beschaffungsprozess zentral von der Bedarfsermittlung, über das Lieferantenmanagement, die Bestellung, Bezahlung bis hin zur Ausgabenanalyse automatisiert und digitalisiert. Diese Bündelung und Automatisierung der einzelnen Phasen erhöht nicht nur die Transparenz, sondern steigert gleichzeitig auch die Effizienz, senkt Kosten und sichert die Compliance in einem Zug. E-Procurement ermöglicht eine genaue Nachverfolgung und Reduzierung von Fehlern, um Zeit, Ressourcen und Kosten zu sparen. Moderne Technologien wie Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen spielen eine zunehmend wichtige Rolle bei der Automatisierung und Verbesserung der Beschaffungsprozesse. Sie ermöglichen es, große Datenmengen effizient zu analysieren, Prognosen zu erstellen und Lieferantenmanagement zu optimieren.
Die im Kapitel zuvor genannten Strategien zur Optimierung des Einkaufs werden meist auch nur durch E-Procurement möglich. Das effektive Management der Lieferantenbeziehungen, digitale Bestellvorgänge, automatisierte Rechnungsverarbeitung und die zentrale Analyse aller Beschaffungsdaten sind in einem digitalen System bestens aufgehoben.
“Der Schlüssel zu einem widerstandsfähigen und zukunftsfähigen Einkauf liegt in der Optimierung der Bestellabwicklung und der Prozessautomatisierung“ und damit zwangsweise auch in der Digitalisierung!
Herausforderungen und Lösungsansätze
Trotz der Vorteile, die die Digitalisierung und andere Optimierungsstrategien bieten, stehen Unternehmen oft vor Herausforderungen wie Widerständen innerhalb der Organisation oder technischen Schwierigkeiten. Eine schrittweise Implementierung von Veränderungen, das Management von Change-Prozessen und eine starke Führung sind entscheidend für den Erfolg.
Auch der Auswahlprozess einer geeigneten Software weist sich oft als komplex und langwierig auf, da eine Vielzahl von Anbietern den Markt prägen. Hierfür haben wir einen Blog zusammengestellt, um Ihnen die Suche und Auswahl so einfach wie möglich zu gestalten. Die sorgfältige Auswahl eines Anbieters, die schrittweise Implementierung von Veränderungen, das Management von Change-Prozessen und eine starke Führung sind entscheidend für den Erfolg. Stellen Sie also sicher, dass Sie und Ihr Unternehmen bestmöglich auf die Einführung der Digitalisierung vorbereitet sind.
Eine Software für den Einkauf: Unser Guide für die richtige S2P-Lösung
Unternehmen, die in der heutigen Zeit erfolgreich sein möchten, müssen die Kontrolle über ihren gesamten Beschaffungszyklus behalten, von der Bedarfsidentifikation bis zur Rechnungszahlung. Die Auswahl der richtigen Software für den Einkauf kann einen erheblichen Einfluss auf…
Optimierung der Beschaffung als Schlüssel zur zukunftssicheren Einkaufsstrategie
Angesichts der fortschreitenden Digitalisierung ist es unerlässlich, dass Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse überdenken und optimieren. Manuelle Prozesse gehören der Vergangenheit an; automatisierte und digitalisierte Abläufe sind der neue Standard.
Unser Blog hat Ihnen aufgezeigt, welche Strategien Sie unterstützen, um Ihre Beschaffung effizienter, kostengünstiger und widerstandsfähiger zu gestalten. Von der Zentralisierung der Beschaffung bis zur Nutzung von Just-in-Time-Strategien, vom Aufbau strategischer Lieferantenbeziehungen bis zur Integration von Datenanalytik – wir bieten Ihnen die Werkzeuge, um Ihre Beschaffung auf ein neues Niveau zu bringen.
Denken Sie daran, dass die Digitalisierung und Prozessoptimierung zwar enorme Vorteile bieten, aber auch Herausforderungen mit sich bringen können. Der Erfolg hängt oft von einer schrittweisen Umsetzung und einer starken Führung ab, die den Wandel in der Organisation fördert.
Beginnen Sie noch heute damit, Ihre Beschaffungsprozesse zu digitalisieren, zu optimieren und den Einkauf zukunftssicher zu machen. Unsere Einkaufsexperten stehen bereit, um Sie bei der digitalen Transformation zu unterstützen. Vereinbaren Sie direkt eine unverbindliche Live-Demo mit uns oder folgen Sie unserem LinkedIn-Profil, um über aktuelle Beschaffungsthemen informiert zu bleiben!
