Optimierung des indirekten Einkaufs: Definition, Herausforderungen, Lösungen
In einem Unternehmen stehen den Einnahmen zwangsläufig Ausgaben gegenüber. Neben dem Vertrieb, der Kundengewinnung und der Maximierung des Absatzes spielt auch der Einkauf als zentrales Instrument zur Steuerung der Gewinne eine entscheidende Rolle.
Allerdings ist Einkauf nicht gleich Einkauf: Dieser kann in einzelne Teilgebiete untergliedert werden, die sich mit der Beschaffung unterschiedlicher Ressourcen auseinandersetzen. Dabei wird zwischen direktem und indirektem Einkauf unterschieden, die sich gegenseitig ergänzen und einen reibungslosen Betriebsablauf gewährleisten.
Optimierung des indirekten Einkaufs: Definition, Herausforderungen, Lösungen
In einem Unternehmen stehen den Einnahmen zwangsläufig Ausgaben gegenüber. Neben dem Vertrieb, der Kundengewinnung und der Maximierung des Absatzes spielt auch der Einkauf als zentrales Instrument zur Steuerung der Gewinne eine entscheidende Rolle.
Allerdings ist Einkauf nicht gleich Einkauf: Dieser kann in einzelne Teilgebiete untergliedert werden, die sich mit der Beschaffung unterschiedlicher Ressourcen auseinandersetzen. Dabei wird zwischen direktem und indirektem Einkauf unterschieden, die sich gegenseitig ergänzen und einen reibungslosen Betriebsablauf gewährleisten.
Direkter Einkauf vs. indirekter Einkauf: Was ist der Unterschied?
Der direkte Einkauf bezeichnet den Prozess zur Beschaffung von Ressourcen, die zur unmittelbaren Herstellung des eigenen Produkts oder zur Bereitstellung der vom Unternehmen angebotenen Dienstleistungen erforderlich sind. Werden diese Güter nicht eingekauft, so beeinflusst dies den Produktionsprozess, da sie direkt in das Endprodukt miteinfließen und das Kerngeschäft im Einkauf bilden.
Im indirekten Einkauf steht die Beschaffung von Ressourcen im Vordergrund, die für den Fortbestand eines Unternehmens erforderlich sind. Das beinhaltet Waren oder Dienstleistungen, die nicht direkt mit dem Produktionsprozess eines Unternehmens verbunden sind, sondern diesen unterstützen. Die Ressourcen landen somit nicht im Endprodukt, tragen aber ihren Beitrag in der Herstellung und Fortführung des Day-to-Day-Businesses. Office Supplies, Wartung- und Instandhaltungskosten von Maschinen, Energiekosten, Reisekosten und der Einkauf von Kaffee sind bekannte Beispiele, die als indirekte Kosten in die Ausgaben eines Unternehmens einfließen.
Was ist nun wichtiger, um den Gewinn zu maximieren – direkter oder indirekter Einkauf? Tatsächlich ist es kein entweder/oder, da beide Teilgebiete essentiell sind, gemeinsam das Gleichgewicht für einen reibungslosen und erfolgreichen Betriebsablauf schaffen und in den Geschäftserfolg einspielen. Es ist jedoch unbestreitbar, dass der indirekte Einkauf oft erhebliches Optimierungspotenzial bietet, da er häufig dezentral und intransparent organisiert ist. In diesem Kontext müssen bestimmte Herausforderungen und Probleme überwunden werden, um das volle Potenzial auszuschöpfen.
Was passiert, wenn der indirekte Einkauf unkontrolliert und dezentral bleibt?
Im Bereich des digitalen Beschaffungswesens ist es von grundlegender Bedeutung, eine effiziente Steuerung und Kontrolle über den indirekten Einkauf sicherzustellen. Dieser Einkaufsbereich umfasst eine Vielzahl von Waren und Dienstleistungen aus verschiedenen Kategorien, was zu vielfältigen und kontinuierlich wachsenden Bestellanforderungen führt. Es sind zahlreiche Mitarbeiter am Beschaffungsprozess beteiligt, die eigenständig Produkte oder Dienstleistungen ohne standardisierte Genehmigungsverfahren beschaffen, was zu einem Phänomen führt, das als “Maverick Buying” bezeichnet wird.
Es beschreibt die Situation, in der Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen eigenmächtig und ohne formale Genehmigungsprozesse Beschaffungen tätigen. Gibt es keine klaren Richtlinien darüber, wer, in welcher Menge und bei welchen Lieferanten bestellen darf, wird ein erheblicher Teil der indirekten Materialien von den Fachabteilungen selbst beschafft, ohne die zentrale Beschaffungsabteilung einzubeziehen.
Die Maverick Buying-Quote sollte aber so schnell wie möglich reduziert werden, da das Phänomen mit erheblichen Kosten verbunden ist. Sie dient als Indikator dafür, wie häufig eigenständige Beschaffungen vorgenommen werden und zeigt auf, dass das Unternehmen möglicherweise Compliance-Probleme hat, da es die definierten Beschaffungsrichtlinien nicht einhält. So ist es umso wichtiger, Maßnahmen zu ergreifen, die diesen unkontrollierten Beschaffungsprozess minimieren und die Effizienz im indirekten Einkauf steigern.
Diese Faktoren beeinflussen den indirekten Einkauf
Oftmals gehen indirekte Kosten (Energie, Versicherungen, Gebäudereinigung, etc.) im Beschaffungsprozess unter, da sie unzureichend beachtet werden. Dadurch erheben sich Einsparpotenziale, indem der Einkauf dieser Waren und Dienstleistungen kontrolliert und zentral verwaltet wird. Allerdings sind Einkaufsteams meist stark ausgelastet, sodass die Gemeinkosten ungeprüft bleiben. Folgende Hindernisse gilt es zu überwinden, um die Kosten im indirekten Einkauf zu senken und so die Beschaffung zu optimieren:
Fehlende Freigabeprozesse
Sind in der Beschaffung keine Freigabeprozesse und klare Richtlinien vorgegeben, so kann der indirekte Einkauf außer Kontrolle geraten. Übermäßige Ausgaben bei ungeeigneten Lieferanten, fehlende Überwachung und Genehmigungsworkflows führen dazu, dass diese Ausgaben schwer zu verfolgen sind und am Einkaufsteam vorbeigehen. Damit können keine Maßnahmen ergriffen werden, die gegen diese übermäßigen Ausgaben ankämpfen und so die Kosten senken.
Komplexe Einkaufsprozesse
Oft liegt die Ursache des dezentralen indirekten Einkaufs in der Frustration über komplexe Prozesse. Wird eine Bestellung getätigt, so muss diese oftmals mehrere Instanzen durchlaufen, bis es zur Genehmigung kommt. Für Mitarbeiter ist es daher leichter, einfach zu bestellen, ohne dabei die Einkaufsabteilung einzubeziehen. Dadurch liegen dann Rechnungen vor, deren Preis zu hoch angesetzt ist während Zahlungskonditionen von bekannten Vereinbarungen in Rahmenverträgen abweichen. Das Resultat sind ineffiziente Beschaffungsprozesse und treibt die Kosten in die Höhe.
Keine Transparenz
Die Überschreitung von Ausgabenbudgets stellt im Bereich des indirekten Einkaufs ein erhebliches Problem dar. Dies tritt auf, wenn Bestellungen ohne Bezug zum Einkaufsteam platziert werden, was dazu führt, dass dieses die Kontrolle über die Ausgaben verliert und keine systematische Einhaltung der geltenden Regeln bei der Freigabe von Bestellungen gewährleisten kann. Ist die Transparenz nicht gegeben, entstehen Beschaffungsrisiken, die den Ablauf der Prozesse erheblich stören und somit die Kosten in die Höhe treiben können. In diesem Kontext ist Transparenz von entscheidender Bedeutung, da sie Überblick über den gesamten Beschaffungsprozess ermöglicht. Diese Transparenz erstreckt sich auf die Bedarfsanforderung, die Zahlungsvorgänge und somit auch die Gesamtausgaben.
Compliance-Probleme
Ohne Transparenz wird auch die Compliance nur schwer sichergestellt. Hier sind erneut Freigabeprozesse entscheidend, damit Mitarbeiter des Unternehmens gemäß den Richtlinien des Unternehmens einkaufen. Wenn keine Genehmigungsworkflows etabliert sind, werden vermehrt Bestellungen getätigt, die nicht durch Einkaufsteams freigegeben sind. Automatische Freigabeprozesse und transparente Beschaffungsprozesse schaffen hier Abhilfe, da nötige Güter und Dienstleistungen nicht eigenständig eingekauft werden. Das gewährt Regelkonformität und die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien.
KPI-orientierter Einkauf
Performance-Indikatoren im Unternehmen geben Auskunft über relevante Faktoren und Leistungen des Betriebs und machen sichtbar, in welchen Umfang die gesteckten Ziele erreicht werden. Fehlen diese Kennzahlen, so haben Einkaufsteams keinen Anhaltspunkt inwieweit ihre Prozesse und Aktivitäten erfolgreich sind. Haben sie ihre Strategie bspw. auf Kostenreduktionen ausgelegt, ohne jedoch konkrete KPIs hierfür festzulegen, wird es schwierig sein, ihre Maßnahmen zu quantifizieren und den Erfolg zu bewerten. Dementsprechend ist es wichtig, den indirekten Einkauf so transparent wie möglich zu gestalten, um alle Beschaffungsdaten zu erfassen und einen KPI-orientierten Einkauf zu gewährleisten.
Digitale Technologien als Antwort auf die Herausforderungen im indirekten Einkauf
Die Wurzel der Probleme im Bereich des indirekten Einkaufs liegt oft in den komplexen Bestellprozessen und mangelnden Transparenz. Auf der einen Seite fehlt ein automatisierter und digitaler Workflow, der diese Prozesse vereinfachen und die Genehmigungszeiten verkürzen kann. Auf der anderen Seite mangelt es an einer klaren Übersicht über die Ausgaben.
Die Lösung für diese Herausforderungen liegt zweifellos in digitalen Beschaffungslösungen. Diese bieten den Einkäufern die Möglichkeit, ihre Beschaffungsdaten zu erfassen, bestimmte Workflows zu automatisieren, um schneller und gezielter Bestellungen freizugeben, und ermöglichen eine umfassende Analyse der Beschaffungsaktivitäten. Auf diese Weise können sie Einblicke in alle getätigten Bestellungen innerhalb des Unternehmens und die dazugehörigen Rechnungen gewinnen. Digitale Lösungen gewährleisten, dass Einkäufe compliance-konform und gemäß den Unternehmensrichtlinien ablaufen, sodass Einkaufsteams verschiedene Prozesse effizient überwachen können.
Eine E-Procurement-Software stellt eine besonders effektive Unterstützung für den indirekten Einkauf dar, da sie den gesamten Bestellprozess digitalisiert. Auf diese Weise erhalten die Mitarbeiter die Möglichkeit, online zu bestellen und ein Einkaufserlebnis zu genießen, das benutzerfreundlich, intuitiv und reibungslos gestaltet ist. Brauchen Sie mehr Kopierpapier? Ein einfacher Blick in den Katalog, Überprüfung des Warenkorbs und Absenden der Bestellung genügen, während automatisierte Workflows sicherstellen, dass Bestellungen nicht mehr am Einkauf vorbeigehen. Diese grundlegenden Prozesse laufen im Hintergrund ab und Endnutzer können ihre Bestellungen problemlos nachverfolgen, da sämtliche erforderlichen Informationen im System vorhanden sind und auch von der Einkaufsabteilung digital erfasst werden können.
Digitale Lösungen gewährleisten außerdem, dass Rahmenverträge mit bevorzugten Lieferanten und Rabatte durch bereitgestellte Kataloge voll ausgeschöpft werden, um potenzielle Einsparungen zu realisieren. Auf diese Weise schaffen Einkäufer nicht nur ein unternehmenskonformes Einkaufserlebnis, sondern erzielen auch erhebliche Kostenersparnisse. E-Procurement-Lösungen sind somit eine entscheidende Antwort auf die Herausforderungen des indirekten Einkaufs und bieten einen klaren Mehrwert für Unternehmen.
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